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如何在北京办好 PyCon2015China 大会?

程序员文章站 2022-05-12 22:11:41
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回复内容:

大妈你这奖品对我没用啊。

北京的PyCon没去过,我就简单的说几点瞎想吧。

其实指责最多的在于”赞助商大会“,前次如此,本次亦然。组织混乱还先往后排排。不解决”赞助商大会“,组织好了最多变成”胜利的赞助商大会“,而不会变成PyCon。

一个正常的技术会议里填入如此多的赞助商显见是不对头的。这对赞助商都不礼貌——人家花钱来不是找一帮人在下面睡觉和吐槽,事后还拉仇恨的。这么多赞助商演讲,我能想到的只有几个原因。

1. 议题不足,没办法只能找其他议题填。或者要求赞助商你们上去讲吧。这样一来上去讲什么就完全靠赞助商的良心和运气,有的时候讲师都很尴尬。我之前其实不想讲的,一年来没用python做什么复杂玩意,上去只能纯吹牛。结果公司赞助,没办法得上去个人讲。只能上去讲点和python没啥关系的。我们还算比较良心,讲的好歹是技术相关议题。换个其他赞助商,没啥好讲的,又出了钱,夹广告进去有什么好奇怪么?

2. 钱不够,没办法只能增加赞助商。然后就是不停的加演讲和广告。结果明年钱更不够。这其实和奥运会一个道理,太多赞助商等于没赞助商。没有影响力就没有办法影响赞助商,没办法管理赞助商就让大会变的一塌糊涂,一塌糊涂就没影响力。最后就变成谁办谁亏本。

针对前者,我同意KJ的说法。现在的PyCon同步会议场太多,导致讲师实际上分散。米不足水来凑,结果就是一锅稀粥。而要出这么多干货就得缩减无效场次,甚至多城市轮流。基本得做到议题报名/邀请基本确定后,再决定几个城市,哪些城市。不要先开了房间发现没人,只能叫老板下场打牌。

针对后者,不要把”你们上去讲“作为赞助商谈判的条件,有的话也尽量扔lighting talk。赞助商在上面讲个半小时,他们讲的痛苦,我们听的痛苦,何必呢?要跟赞助商谈如何有效的提高转化率,而不是如何点拉仇恨的技能。要上去讲半小时,可以。要展现你们的技术,要有趣,要吸引听众。如果是光做使用培训,你教会了一帮仇恨值拉满的hacker对自己有啥好处?免费检验系统安全性?还不如换一些其他赞助形态。实在没的玩在lighting talk上去talk show广告也好啊。

说了半天,发现自己想讲的还是个管理问题。而要管理规划一个会议是非常困难的,很考验主办者水准。整个中国找100个讲师不难,但是找10个合格的,有经验的组织者可能都找不到。还得考虑时间安排,对方是不是愿意。这就使得操办一个会议难度更高。我觉得社区里面带出一些成功操办会议的人,比带出一些大牛的需求更加紧迫。

附加一点:
拿到了苦短衫,表示一下感谢。
如何在北京办好 PyCon2015China 大会? 我是本届PyCon购票系统19wu的核心作者(销售部分是我写哒~)以及RubyConf China 2013和2014的组织者,今年几乎是我独立组织的,规模在350人(实际超过这个人数了),当然也被吐槽了,哈哈~ 北京场PyCon用学生票打了个酱油...

两届的大会网站:
2013 RubyConf China
2014 RubyConf China

最重要一点,要依托好社区,社区内的铁杆粉丝会是大会的支持者和宣传者。
RubyConf China在 Ruby China 上有专用的讨论节点,消息发布、宣传、讨论、回顾都在这里进行: RubyConf

挑选一个舒适的会场和豪华的午餐,这个没什么很有力的理由,个人是把吃放在第一位的,不过物料准备好对于提升大会的规格是很关键的。

组织活动最好提前半年组织,尤其是在北京好的会场很早就会被预定掉,尽量不选择学校。提前邀请讲师(特别是国外的讲师,一般要提前7个月确定行程)方便他们计划行程。优秀的讲师要靠邀请,而不是公开召集。

日常安排上,不要和双十一撞车,物料运输会因此受阻(2012年的组织经验),如果要办得国际化,可以选择在周边地区大会相邻的时间段,这样讲师在那边讲完就可以直接来中国了,容易邀请成功,因为近,差旅费也能节约很多。

关键环节以及赞助协议里列出的条目认真准备,其他没准备好的环节考虑取消掉,特别是跟赞助商有关的。因为准备不到位的话,群众会吐槽,对赞助商的形象也会有负面影响,所以临时增加的内容一定要特别有把握才可以上。

有一个强执行力的团队也是必须的。

=====

2013届是三人组织的,叶玎玎联系讲师,吕国宁拉赞助,我负责线下和设计,成本40万。

今年则非常艰难。

我、玎玎、国宁都在创业中,并且都恰好在关键时期,工作压力极大。

此外之前早早安排在学校举办,但校方8月中旬的时候变卦,相当于8月份进度为0。

也就是说我的准备期是两个月多一点的时间。

很幸运的,我很快找到了北大中关新园的宴会厅在期望的时间内可用(11月1日-2日),并且可以容纳我期望规模的人数,了解价格后,项目正式启动。

考虑到个人精力,我将演讲从两天缩短到一天,并且闪现了一个灵感:尝试拿到创业街内可以组织活动的场地的赞助,变相包下创业街,把第二天交给社区里其他活动的组织者,类似分会场的概念,让他们在创业街的场地组织活动。
询问了下他们的意向,皆表示同意。于是开始执行,我去联系场地,他们开始筹备自己的活动(可以在2014年的官网上看到)。

下一步是核算成本,其中场地和餐饮的费用是固定的(酒店内的场地会连同餐饮)。
之后,我去掉了所有非必须的内容(舞台的背景板、会刊、茶歇等),仍有十万左右,除以预计人数350并向上取整,大会的门票便确定了——早鸟票200元、普通票300元。
这里又做了一次尝试,鼓励公司赞助员工参与大会,我将公司票定为500元,购买4张便可成为赞助商。于是大会得到了13个(其实还有好几家公司没有联系我安排露出的事情)之前从未出现过的Logo。

然后就是制定赞助方案了,因为只要卖票我就可以把大会办下来,所以在赞助方案制定上我有很大的主动权(赞助方案),金牌赞助和部分银牌赞助是我主动联系的,基于往届大会的口碑,沟通十分顺畅。
赞助款首先作为 Buffer 留住,多出来的钱用来启用非必须内容,再多出来的钱用来增加诸如欢迎晚宴之类的活动。

设计和杂事交给团队来完成,我提出需求、介绍经验,团队来执行,最后讨论、验收。

宣传方面,拜托圈里的大牛和行业领袖、社区、还有媒体不断地去宣传,其实还有一个方法我今年没有使用:给通过社区招聘的公司还有成员发邮件,推广大会。

到最后半个月的时候,组建志愿者团队、确认物料和其他全部环节的准备情况。

然后11月1日的时候就召开了。 作为PyCon13的听众和14的参与者,说几点不成熟的建议吧

1. 演讲报名
官网上一直没有注明报名截止时间,所以我报完名之后也不知道报上没有,还特意发邮件确认了下。之后再也没人通知我演讲申请是否通过,直到在官网上看见自己头像和介绍(´・ω・`),讲 OpenStack的王为在演讲中也提到没有通知让他准备不足。所以我想这里是可以改进的。具体来讲:(1) 设定报名截止时间 (2) 告知申请演讲的人,如果主题通过审核,他们何时会接到通知 (3) 提前至少一个星期邮件通知申请者他们的演讲申请是否通过(其实一周都短了)

2. 演讲主题
这一块是听众抱怨最多的地方了。时间节点没有严格设定多少影响了演讲报名,我知道有人想申请但是发现已经过时间了,不过影响不是很大。关键问题还是在于,有一些演讲和 Python 实在说不上有太大关系。因为不知道具体有多少人申请演讲无法确定,不过我现在倾向于认为,那些主题的存在也是迫不得已,因为时间填不满。我相信组织者们,如果接到了足够多申请,他们是不会为了塞进赞助商和 Python 关系不大的演讲枪毙掉一部分申请的。假定确实报名人数不足,怎么办?我也不知道。(看了 RubyConf 组织者的回答,感觉PyCon 的组织者也可以考虑邀请一些人来讲)

3. 我个人对于演讲主题的一些看法
国内 PyCon 和国外相比,最大的区别在于,国内是 A 厂 B 厂 C 厂的人在讲,而国外是 Pythonista A、Pythonista B、Pythonista C 在讲。客观原因当然是存在的,Python 在国外毕竟已经流行了相当长时间,核心开发者多,第三方库的开发者也多,所以演讲偏向自然有所不同。但我还是希望,报名在 PyCon 上演讲时,大家更多的是作为一个热爱并使用 Python 的人,而不是某家厂商的代表。这样的提议来自一个技术并不怎么牛的人或许苍白无力,但这是我发自内心的希望。

GFW 的存在影响了中国人与世界交流,但作为有能力突破它的群体,程序员们不应该局限于国内,至少应该了解世界上其它人是怎么做的。不一定要模仿,但至少可以让中国的 PyCon 显得不那么异类。


1. PyCon2014 蒙特利尔演讲者召集
us.pycon.org/2014/speak
2. PyCon2014 蒙特利尔赞助商 tutorials
us.pycon.org/2014/sched
3. PyCon2014 蒙特利尔 topics
us.pycon.org/2014/sched 首先感谢组织者和志愿者的辛苦工作。
下面谈谈我的看法吧(其中打√的为本次会议做的不错且必要的内容):

1. 会前准备
1.1 会场和日期的选择
如排名第一的姜军所言,“挑选一个舒适的会场和豪华的午餐,……对于提升大会的规格是很关键的”。不过介于经费有限,选择高校也不无不妥。
而PyCon2014出现的问题是意外受到了APEC会议调休的影响,造成场地变更,及部分参会者可能无法前往。
另外由于双11物流堆积的影响,也造成了北京站没有像其他站一样现场发放T恤。

1.2 购票

购票系统的短信接口并未在获取短信校验码和购票操作后发出短信。

1.3 邮件通知
活动提醒邮件中,只提及了活动时间,未提及活动地点和交通方式。

您报名参加的 PyCon2014China Beijing 将于明天(2014年11月15日) AM 09:00 开始,请您准时参加。

变更通知邮件中,没有写清变更后的地点,还需用户进入PyCon网站获取具体信息。
第一封:
亲爱的参会者 中科院大学的原场地因为 APEC 会议导致的调休而被征用,故更改会场为中科院软件园2号楼(即原场地教学楼对面),PyCon大会的时间为11月15日,对您造成的不便敬请谅解,请相互转告。
第二封:
北京PyCon 2014大会准备好了! 明天(15日)在中科院大学网络中心如期举行,请带好您的签到码签到并领取午餐券。早上九点开始签到,地址和日程请戳 北京日程 - PyCon China 2014


2. 会场
2.1 会场提示[√]
在会场楼门口贴有活动标识。

2.2 签到
一上到5楼,发现大厅内摆满了桌子,人也很多。签到台没有明显的标识,无法和其他展商的展台区分。
签到后拿到了一个手提袋,及两张卡片(并提示说入场需要用到)。签到后没有提示其他展台是各赞助商的展台,且当时有礼品赠送。

签到时发的两张卡片,一张是魔豆路由器的赠券,另一张是GDG2013的工作证/参会证。很多人直到吃饭时才知道哪张是入场券。建议入场券应专门制作,而不要使用过往会议留下的凭证,会显得很不专业。另外,午餐券需与入场券分开,以便下午入场使用。

签到后拿到的手提袋内,全部是各赞助商的广告。建议在其中添加一份日程表(必要),一支笔,一个本(可以页数不多,或与日程表合并,以便参会者记录笔记)。

2.3 会场布置
在购票页面中可以看到报名人数为400余人,考虑到临时取消行程的和临时参加的,也应该准备300余人的座位,不过现场准备的座位数好像不足300。在会议开始后,会发现后排临时添加了座位。当然,没有座位也会导致部分晚到人员的流失。

在报名页面中,提到蟒人赞助有前排座位,不清楚是否按照这个执行了。

2.4 入场
入场没有验证入场券的过程,全程只有午餐需要使用入场券。也就是说一个未报名的人,除了没有午餐和抽奖外,可以听到所有演讲、享受茶歇。


3. 会议安排
3.1 休息时间
上午未安排休息环节,下午只在抽奖后的茶歇阶段有休息。其他时段参会者如果需要上卫生间只能放弃部分演讲内容。建议增加休息(茶歇)时间。

3.2 茶歇
下午安排的多次茶歇时间最终只保留了一次,并且与下午的抽奖环节同时进行。造成茶歇与抽奖不能兼顾,等到抽奖完成,茶歇的食品已经所剩无几。

建议多次茶歇,每次摆放量均分,这样每次茶歇都可以有食品供应,且不增加供给。

3.3 抽奖
会前未提及抽奖环节。

会议中抽奖环节比较混乱,出现了无法确定获奖人数,一个等级的奖项没有抽取,临时增加奖项等问题。上午应该抽取三等奖(马克杯)30个和二等奖(抱枕)20个。但是由于很多人不在,导致三等奖抽奖时非常混乱,最终无法确定有多少人获奖。而二等奖索性没有抽取,一开始说下午抽,但是下午直接开始抽一等奖了。下午的一等奖(图书2本)本应10人,后又临时增加10人。特等奖(魔豆路由器)4人,后又增加某移动电源6人。

3.4 午餐
午餐怎样就不吐槽了。但是午餐有一个问题是太挤了,地方不够大,排队时间很长。排在队伍前面的人已经吃完了,队尾的人还没打上饭。

3.5 微信群
主持人多次提到本次活动的微信群,但是自始至终没有在屏幕中给出群名称或二维码,也没有给出其他写有该群信息的地点。

3.6 时间规划
从活动开始前的日程表就可以看出,午餐时间太短,上午的流程即使按时完成都很难保证下午按时开始,更何况上午还超时了。因此,建议时间规划时,留出富裕时间,不要定的太紧。


4. 演讲
4.1 演讲准备
a) 有讲师表示在会前一周看官网时才知道自己被确定为讲师
b) 有讲师的讲稿图片无法显示(没有提前预估好网络情况)
c) 有讲师的slides错位(应提前确定每个人使用的软件版本,及现场的软件版本)
d) 闪电演讲中多位讲师无法联系到,没有完成演讲
e) 某位讲师被主持人忽略,认为所有演讲都已经结束

建议:
主办方应在会前与讲师取得联系,告知演讲审核通过,并应留有讲师的手机号等,以便现场无法找到时及时联系。
演讲前一两个人的时候,应该联系讲师,确认是否能按时演讲,如不能确定是delay还是cancel。而不是到该讲师的时候主持人在上面喊。
演讲前应由主办方确定现场使用的软件版本,并与讲师沟通,获取并审核讲稿,确定正常呈现。

4.2 主题选择
本次PyCon的一个重要问题是演讲主题中和Python相关的内容过少。主题演讲和闪电演讲中都充斥着大量的赞助商和公司广告时间,甚至还有一个讲某商业模式的。而在包含技术的演讲中,测试和持续集成之类的主题偏多。建议更加严格的审核,偏向和Python相关的技术层面。

这个问题也是这次PyCon被吐槽的主要原因。

4.3 时间提示
演讲时间提示的纸张过于简陋,并且提示由于只在一角举起,会造成部分讲师没有看到。
建议:制作一个稍好的硬纸板的牌子,绕场提示,或至少在前排两侧,使讲师看到。

4.4 工作坊
未参加,无法评论。


5. 会后
5.1 总结环节[√]
这一点做的不错,能够在会后组织提问、总结和讨论的过程,让大家给会议提建议和意见,会对以后的举办有帮助作用。

5.2 照片、视频和讲稿[√]
会后也逐渐发布了照片、视频和各主题的讲稿,这点做的也很好。

期待以后的PyCon会越来越好! 總結型建議:
  • 贊助商招募企劃區分城市,給北京鬆綁
  • 活動前期策劃網站公示,搜集建議
  • 大範圍講師招募,吸引更多 Pythoneer 投稿
  • 講師審核,引入評審機制,由社區內外 Pythoneer 共同監督
  • 多加入 Linghtning Talk ,給 Pythoneer 更多演講機會
    • 嚴格控制時間
  • 贊助商助力計劃
    • 讓贊助商真的做點可以幫到提高質量的事情
  • 活動結束回收反饋
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算是「間接」全程參與了此次 PyCon 2014 China 的組織者親友團成員(大媽粉),來回答一下這個問題。

有些問題也的確是基於數個問題才激發的矛盾,所以廢話會比較多,希望大媽不要嫌棄⋯⋯

先列活動梗概:
  • 時間:2014 年 11 月 15 日
  • 地點:北京、上海、珠海、杭州、蘇州、(台北在線貢獻一個議題)
  • 組織方:Python 社區、GDG
  • 參與方:贊助公司 20 多個
  • 與會者:大多為 Pythoneer

回答問題:
  • 為什麼是北京遭吐槽了?
    • 珠海場有 Python 社區的資深組織者大媽,珠海自然不會出問題,大媽的影響力和執行力一向是沒得說。
    • 上海場今年效果據說好過往年,原因有幾:
      • 會場椅子、室溫舒服,可以接受坐一整天。
      • 講師質量大多可觀(大多數我都認識啦,所以很了解他們的能力)
      • 議題廣告少,提前一天講師晚宴就開始打針——不要在廣告中插播演講,會被主持人吐槽
        • 上海場的主持人的確很敢吐槽,當然也是因為認識講師⋯⋯
      • 禮物送的非常多,全程不間斷的有禮物送出,保證全場人均 1 件禮物,人手 1 份文化衫
        • 到場觀眾將近 500 人次
      • 茶歇點心準備很用心
        • 事實證明,想要抓住一個與會者的心,也要抓住與會者的胃
        • 糕點店定做的高檔餅乾甜點
        • 進口水果汁、現切水果:西瓜、哈密瓜、火龍果
          • 分上午下午兩次現切並分批送到會場
          • 配了中高檔的一次性盤子和叉子 (注意,不是次等一次性用品)
    • 其他的城市未親自到場,但上海場好的點或許是其他城市做的不夠好的地方。
  • 是不是組織者的問題?是不是志願者的問題?
    • 怎麼可能是一兩個人的問題?


接下來就我發現的幾點陳述如下:
  • 五個城市,一張贊助商招募書
    • 贊助商只用簽署一張協議,就可享有五個城市的贊助商權益,並*選擇城市開展市場活動。
  • 一張贊助書招募書引發的問題
    • 最後敲定的二十幾個贊助商中,超過一半的公司都 base 在北京,自然想在帝都大做文章。
      • 想辦法變成講師,加入公司市場需求
      • 公司市場部門到場做活動
      • 公關活動藉由本土優勢造勢
    • 這都不是贊助商的問題,這是贊助商扎堆的問題
    • 其他的城市,由於人力無法到場,自然沒有那麼多心思去攪局

那麼,到底是哪些人在吐槽?
  • 特意買票去北京參會的人——失望
    • 這部分的與會者的確挺抱歉的,特意趕去,結果沒有聽到自己想聽的東西。的確該吐槽。
    • 這部分的與會者,組織者應該密切聯繫,挖掘需求。
  • 沒聽演講自己也不知道在幹嘛的人——跟風
  • 假裝自己去了北京會場的人——你丫就裝吧,不嫌累

最後,我想說的一點話:
  • 組織者和志願者都是志願服務的,他們沒從這中間收到什麼好處,所以大家在罵前能先給顆糖表揚一下麼。
    • 以這些組織者的時薪來看,還真的不稀罕什麼好處呢
  • Python 社區有這麼大的一個活動, Python 社區的人都到哪去了?
    • Python 社區內外的 Pythoneer ,為何不做好監督工作呢?
      • 篩選議題該是 Pythoneer 的工作
      • 審核講師該是 Pythoneer 的工作

  • 吐槽的 Pythoneer 是不是可以幫助 Python 社區,辦出更好的活動呢?
    • 請各位在社區論壇上真的去貢獻一些有效的 tickets
  • 北京的組織者,或許可以事先審查 PPT ,制度定死,不遵守的直接切了,反正有的是講師。
    • 其實贊助商也都更希望大會質量是高的,也不會故意去拉低這個質量,市場的人也不傻


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(以下為不負責任回答原版,不刪)

大媽辛苦了,這個問題挺難回答的⋯⋯

贊助商基本都北京扎堆兒了,主辦方也不好做⋯⋯

今年在上海場做主持,好在和講師們都認識,假裝「威脅」一兩句,算是避免了全場廣告⋯⋯ 我上海場的講師們的確也都是棒棒的 Pythoneer 呢

(以上是純聊天兒,我明天坐起來好好回答大媽這個問題) 强烈要求PUG同行评议演讲题目 最后投票 我第一眼看到演讲列表就知道今年可以不参加了 希望明年 rubyconf 能恢复到2天,16场左右的演讲,多加技术话题和实战经验主题等等,这才对得起远道来的路费。 提个小建议,签到后应给一份纸质A4的会议文字说明,列举讲座的简介,开始时间和顺序,演讲人的联系方式等等信息,这张纸可比这次签到后发的各种广告册子实用多了,而且也节省了一些沟通时间。 建议2015年pycon与oschina合办,osc的经验足。 话题报名后没有得到确认, 都不知道自己报的话题有没有确定下来, 还需要自己到官网查才能知道.
这是一个主要的问题.

另外, 如果能对讲师的ppt做一定的评审,筛选和提前沟通,会更好.