word中文档结构图制作运用方法详解

运用word文档结构图

在文档结构图显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式 （标题1 至标题9）或大纲级别段落格式（级别1 到级别9）。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位 长文档，大大加快阅读的时间。

1。通过文档结构图进行漫游
    文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过文档结 构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如，在文档结构图 中单击某个标题可立即跳转至文档中的相应位置。
    Word 在联机版式视图中自动显示文档结构图，但也可在其他视 图中加以显示。

    （1）在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮。
    （2）单击文档结构图中要跳转至的标题。
    Word 将标题显示于页面上部。在文档结构图中，此标题为突出显示，以指明在文档中的位置

    如果要调整文档结构图的大小，先将鼠标指针指向窗格右边，当 指针变为形状时，向左或向右拖动即可。如果标题太长，超出文 档结构图宽度，不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留， 即可看到整个标题。
    如果要关闭文档结构图，请单击【文档结构图】按钮或双击 窗格右边。

2。 选择文档结构图中显示内容的详细程度
    在文档结构图中，可只显示所需标题。例如，要看到文档结构的高级别标题，可折叠（即隐藏）低级标题。在需要看详细内容时， 又可再显示低级标题。

    （1）单击【文档结构图】按钮。
    （2）如果要折叠某一标题下的低级标题，请单击标题旁的负号
    （3）如果要显示某一标题下的低级标题（每次一个级别），请 单击标题旁的正号。
    如果想只显示某特定级别下的标题，可在文档结构图的标题上单 击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的一个数字.例 如，单击【显示至标题3】可显示标题级别1 至3。

3。 改变文档结构图的外观
    可设置文档结构图中标题的字体和大小，以及活动标题的突出显示 颜色。具体步骤如下：

    （1）如果没有显示文档结构图，请单击【文档结构图】按钮。
    （2）确保文档结构图中有标题。
    （3）单击【格式】菜单中的【样式】菜单项。
    （4）单击【样式】框中的【文档结构图】，然后单击【更改】 按钮。
    （5）单击【格式】按钮。
    （6）如果要设置字体和大小，请单击【字体】命令，并在【字 体】和【字号】框内作相应更改。
    如果要设置突出显示颜色，请单击【边框】命令，再单击【底纹】 选项卡，然后选择所需的【填充】颜色。

Word软件文档结构图制作技巧

平时大家都将自己的文档统统放置于某一文件夹下（如我的文档中），不过文件多了以后，管理和查找起来很不方便。其实Word里有一项“文档结构图”功能，它可以把长篇文档的目录提取出来，只要单击相应的目录就可以快速定位到具体的章节。如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档，然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了，本文来介绍一下具体操作。
　　一、制作文件夹目录文件
　　文件目录通过系统自带的“DIR”命令获得，启动命令提示符并定位到“d:mydocument稿件”后（这里可以根据个人需要修改目录），并输入：
　　dir /o:d /s >g:gaojian.xls
　　其中：
　　/o:d：表示按日期/时间(从先到后)的顺序排列文件。
　　/s：表示显示指定目录和所有子目录中的文件。
　　>g:gaojian.xls：表示将排列的目录文件输出到g:下的gaojian.xls文件中。
　　二、编辑目录文件
　　启动Excel并打开刚才保存的gaojian.xls文件，按提示完成导入操作，将其中“文件创建时间”和“大小”两列内容和其它无关内容删除，只保留文件日期和文件名，现在将“gaojian.xls”内容全选并复制到剪粘板中。
　　三、制作“文档结构图”
　　启动Word并新建一文档，单击“编辑→选择性粘贴”，在弹出的窗口中选择“无格式文本”命令，将gaojian.xls文件中的内容粘贴到该文档中；单击“视图→文档结构图”，按提示在文本前添加“稿件目录”和“年份”，接着按文件创建日期，依次在前面添加对应的月份；单击“格式→样式和格式”，依次设定目录级别(“稿件目录”—标题、年份—标题1、月份—标题2、具体文件名—标题3)。这样我们就把“d:mydocument稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。
　　大家除了按年份排列顺序以外，还可以使用DIR命令的不同参数，制作出其它分类文档的结构图，如可以按文件夹、文件大小等进行分类。
　　四、添加超链接
　　现在只要依次为每个月份下的文件添加超链接（链接到文件的源位置），以后只要在文档结构图中单击相应的项目，就可以快速定位到该目录中的具体文件，按住Ctrl键并单击即可打开相应文档。为了更快捷添加超链接，先用鼠标依次选中“一月”下的所有文件，右击选择“项目符号和编号”，选择“编号”下的“1.、2.、3.”，重复上面操作再次选择“编号/无”，这样可以删除原来文件前的日期数值。现在用鼠标选中具体文件名如本例中的“web2pop.doc”，右击选择“复制”，接着选择“超链接”，在弹出的“添加超链接”窗口定位到“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘贴“web2pop.doc”到地址栏即可完成添加工作。添加下一个文件的超链接时，可单击地址栏的下拉列表选择“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘贴可以加快操作速度。依次完成所有文件的超链接操作。
　　完成所有操作后，可以重新为文件编号，这样可以清楚地看到每个月我们稿件的产量，便于统计与管理。
　　五、使用
　　所有的设置均以完毕，如何使用呢？比如现在笔者要找2004年8月份的稿件“你的发型我设计.doc”一文，只要在文档结构图单击“八月”将其展开，选中文件后快速定位到“你的发型我设计.doc”，按住Ctrl键并单击即可打开文档，操作快捷而又方便。
　　上述方法可以用来管理任意文档，如可以为保存下载文件的文件夹制作“文档结构图”，添加超链接后就可以直接在Word里快速打开（或查找）已经下载到的文件。

word2003文档结构图混乱

问题：在使用Word2003的过程中，发现有以下常见问题，给使用带来诸多不便，不知道有什么好办法解决，找了好多地方了都没有很好的办法解决：
1、一个较长的文档，调整好格式并保存，以后重新打开，有时会发生正文莫名地改变为1级大纲级别的情况。经过观察发现在重新打开文档的过程中按esc键取消word对文档格式进行设置就可以正常，但是如果不按esc键取消的话，文档结构图就会出现混乱。
2、如果手动换页，换页后首行为标题，则在文档结构图中只能显示标题内容，不能显示编号。

解答：经过分析发现在打开word的时候左下角会有提示word自动更新文档样式（按esc键可以取消），只要这时候按esc键就可以看到正常的文档结构图了。由此推断是由于word自动更新文档样式造成的。

所以要根本解决此问题只需要设置  工具==》模板和加载项==》取消自动更新文档样式复选框   就可以解决了。
问题原因：

问题的原因是因为word中加载了自定义模板，但是这个文档又从其它地方复制了许多乱七八糟的样式来，导致word自动更新样式的时候把正文的一些文字也加到了一级大纲视图中了。因此只要不让word自动更新文档样式就可以。最彻底的解决办法是在文档中使用正确的样式。

用大纲级别结合文档结构图快速定位

　　我们在Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图→文档结构图”（如图2），如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置。

　　利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便。

　　也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章没有设置大纲级别，参考图1，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。

　　这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目前面的“－”号或 “＋”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。

　　明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。