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word中文档结构图制作运用方法详解

程序员文章站 2022-06-28 18:42:26
运用word文档结构图 在文档结构图显示时,可看到两类格式的标题,即内置标题样式 (标题1 至标题9)或大纲级别段落格式(级别1 到级别9)。使用文档结构图不但可...

运用word文档结构图

在文档结构图显示时,可看到两类格式的标题,即内置标题样式 (标题1 至标题9)或大纲级别段落格式(级别1 到级别9)。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构,还可以快速定位 长文档,大大加快阅读的时间。

1。通过文档结构图进行漫游
    文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过文档结 构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如,在文档结构图 中单击某个标题可立即跳转至文档中的相应位置。
    Word 在联机版式视图中自动显示文档结构图,但也可在其他视 图中加以显示。

    (1)在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮。
    (2)单击文档结构图中要跳转至的标题。
    Word 将标题显示于页面上部。在文档结构图中,此标题为突出显示,以指明在文档中的位置

    如果要调整文档结构图的大小,先将鼠标指针指向窗格右边,当 指针变为形状时,向左或向右拖动即可。如果标题太长,超出文 档结构图宽度,不必调整窗格大小,只需将指针在标题上稍作停留, 即可看到整个标题。
    如果要关闭文档结构图,请单击【文档结构图】按钮或双击 窗格右边。

2。 选择文档结构图中显示内容的详细程度
    在文档结构图中,可只显示所需标题。例如,要看到文档结构的高级别标题,可折叠(即隐藏)低级标题。在需要看详细内容时, 又可再显示低级标题。

    (1)单击【文档结构图】按钮。
    (2)如果要折叠某一标题下的低级标题,请单击标题旁的负号
    (3)如果要显示某一标题下的低级标题(每次一个级别),请 单击标题旁的正号。
    如果想只显示某特定级别下的标题,可在文档结构图的标题上单 击鼠标右键,然后单击快捷菜单中的一个数字.例 如,单击【显示至标题3】可显示标题级别1 至3。

3。 改变文档结构图的外观
    可设置文档结构图中标题的字体和大小,以及活动标题的突出显示 颜色。具体步骤如下:

    (1)如果没有显示文档结构图,请单击【文档结构图】按钮。
    (2)确保文档结构图中有标题。
    (3)单击【格式】菜单中的【样式】菜单项。
    (4)单击【样式】框中的【文档结构图】,然后单击【更改】 按钮。
    (5)单击【格式】按钮。
    (6)如果要设置字体和大小,请单击【字体】命令,并在【字 体】和【字号】框内作相应更改。
    如果要设置突出显示颜色,请单击【边框】命令,再单击【底纹】 选项卡,然后选择所需的【填充】颜色。

Word软件文档结构图制作技巧

平时大家都将自己的文档统统放置于某一文件夹下(如我的文档中),不过文件多了以后,管理和查找起来很不方便。其实Word里有一项“文档结构图”功能,它可以把长篇文档的目录提取出来,只要单击相应的目录就可以快速定位到具体的章节。如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档,然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了,本文来介绍一下具体操作。
  一、制作文件夹目录文件
  文件目录通过系统自带的“DIR”命令获得,启动命令提示符并定位到“d:mydocument稿件”后(这里可以根据个人需要修改目录),并输入:
  dir /o:d /s >g:gaojian.xls
  其中:
  /o:d:表示按日期/时间(从先到后)的顺序排列文件。
  /s:表示显示指定目录和所有子目录中的文件。
  >g:gaojian.xls:表示将排列的目录文件输出到g:下的gaojian.xls文件中。
  二、编辑目录文件
  启动Excel并打开刚才保存的gaojian.xls文件,按提示完成导入操作,将其中“文件创建时间”和“大小”两列内容和其它无关内容删除,只保留文件日期和文件名,现在将“gaojian.xls”内容全选并复制到剪粘板中。
  三、制作“文档结构图”
  启动Word并新建一文档,单击“编辑→选择性粘贴”,在弹出的窗口中选择“无格式文本”命令,将gaojian.xls文件中的内容粘贴到该文档中;单击“视图→文档结构图”,按提示在文本前添加“稿件目录”和“年份”,接着按文件创建日期,依次在前面添加对应的月份;单击“格式→样式和格式”,依次设定目录级别(“稿件目录”—标题、年份—标题1、月份—标题2、具体文件名—标题3)。这样我们就把“d:mydocument稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。
  大家除了按年份排列顺序以外,还可以使用DIR命令的不同参数,制作出其它分类文档的结构图,如可以按文件夹、文件大小等进行分类。
  四、添加超链接
  现在只要依次为每个月份下的文件添加超链接(链接到文件的源位置),以后只要在文档结构图中单击相应的项目,就可以快速定位到该目录中的具体文件,按住Ctrl键并单击即可打开相应文档。为了更快捷添加超链接,先用鼠标依次选中“一月”下的所有文件,右击选择“项目符号和编号”,选择“编号”下的“1.、2.、3.”,重复上面操作再次选择“编号/无”,这样可以删除原来文件前的日期数值。现在用鼠标选中具体文件名如本例中的“web2pop.doc”,右击选择“复制”,接着选择“超链接”,在弹出的“添加超链接”窗口定位到“d:mydocument稿件”,然后按下Ctrl+V粘贴“web2pop.doc”到地址栏即可完成添加工作。添加下一个文件的超链接时,可单击地址栏的下拉列表选择“d:mydocument稿件”,然后按下Ctrl+V粘贴可以加快操作速度。依次完成所有文件的超链接操作。
  完成所有操作后,可以重新为文件编号,这样可以清楚地看到每个月我们稿件的产量,便于统计与管理。
  五、使用
  所有的设置均以完毕,如何使用呢?比如现在笔者要找2004年8月份的稿件“你的发型我设计.doc”一文,只要在文档结构图单击“八月”将其展开,选中文件后快速定位到“你的发型我设计.doc”,按住Ctrl键并单击即可打开文档,操作快捷而又方便。
  上述方法可以用来管理任意文档,如可以为保存下载文件的文件夹制作“文档结构图”,添加超链接后就可以直接在Word里快速打开(或查找)已经下载到的文件。

word2003文档结构图混乱

问题:在使用Word2003的过程中,发现有以下常见问题,给使用带来诸多不便,不知道有什么好办法解决,找了好多地方了都没有很好的办法解决:
1、一个较长的文档,调整好格式并保存,以后重新打开,有时会发生正文莫名地改变为1级大纲级别的情况。经过观察发现在重新打开文档的过程中按esc键取消word对文档格式进行设置就可以正常,但是如果不按esc键取消的话,文档结构图就会出现混乱。
2、如果手动换页,换页后首行为标题,则在文档结构图中只能显示标题内容,不能显示编号。

解答:经过分析发现在打开word的时候左下角会有提示word自动更新文档样式(按esc键可以取消),只要这时候按esc键就可以看到正常的文档结构图了。由此推断是由于word自动更新文档样式造成的。

所以要根本解决此问题只需要设置  工具==》模板和加载项==》取消自动更新文档样式复选框   就可以解决了。
问题原因:

问题的原因是因为word中加载了自定义模板,但是这个文档又从其它地方复制了许多乱七八糟的样式来,导致word自动更新样式的时候把正文的一些文字也加到了一级大纲视图中了。因此只要不让word自动更新文档样式就可以。最彻底的解决办法是在文档中使用正确的样式。

用大纲级别结合文档结构图快速定位

  我们在Word中打开一篇文档,在菜单栏上选择“视图→文档结构图”(如图2),如果这篇文档已经设置好各级大纲级别,我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目,那么在右侧的文档中,光标就会自动定位到相应的位置。

  利用文档结构图的这一功能查阅文档(特别是长文档)的时候会非常方便。

  也许有的朋友会说,我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目?那是因为这篇文章没有设置大纲级别,参考图1,除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外,其它级别的段落都会排列在文档结构图中。

  这种排列有从属关系,也就是说,大纲级别为2级的段落从属于1级,3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级。在文档结构图中,点击条目前面的“-”号或 “+”号,可以把有从属关系的条目折叠或展开,这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。

  明白了上述原理,我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别,以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中,我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别,这的确是一种不错的方法,但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的,而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置,所以,我们只要给段落应用了正确的“样式”,段落的大纲级别也就自动地设置了。