Excel2007数据表格式的设计工作以图书销售情况表为例

Excel2007不仅是一个功能强大的计算工具，同时也是一个出色的数据管理分析工具，在操作上更简便快捷，适合于对中小数据的管理操作。其具有的数据表分析法可与专业的数据库软件相比。大家都知道数据表包括表标题、表头、表尾和表体固定栏目等内容。实现数据表分析法的首要任务是设计这个数据表格式，以满足数据分析处理的操作。下面以“新起点第一季度图书销售情况表”为例，具体介绍数据表格式的设计工作。

具体操作步骤如下：

1、新建一个工作薄，并将其命名为“审计应用准备”。

2、双击Sheet1工作表并将其命名为“数据表”，选中A1：E1单元格区域并右击，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图1所示，打开“设置单元格格式”对话框，如图2所示。

图1　 执行命令

图2　 “设置单元格格式”对话框

3、单击“对齐”标签，进入“对齐”选项卡，如图3所示。

图3　 “对齐”选项卡

4、在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”选项，单击“字体”标签，进入“字体”选项卡，如图4所示。

图4　 “字体”选项卡

5、根据实际需要设定相应的选项，单击“填充”标签，进入“填充”选项卡，如图5所示。

图5　 “填充”选项卡

6、根据需要选择相应的填充颜色，单击“确定”按钮完成设置操作。

7、根据实际情况输入相应的数据表标题。

8、根据实际情况输入数据表的其他选项内容。

9、选中选项内容所在的单元格区域，执行“格式”-“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中设置单元格区域）方法与前面的一样）。

10、右击B2单元格并从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，如图6所示。

图6　“设置单元格格式”对话框

11、在“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”下拉列表框中选择相应的类型，单击“确定”按钮完成日期设置操作。

12、选中B2单元格并在其中输入显示系统当前时间的公式“=NOW（）”。按Enter键，显示系统当前时间。

13、为了提高输入效果，减少输入错误，用户可以调用记忆式输入功能。执行“Office按钮”-“Excel选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

所谓记忆式输入功能是指在某列的各单元格中输入文字时，Excel2007可以记下各个单元格中的内容，当在该列的某个单元格中输入内容时，如果输入的第一个或前几个字符与该列已有的、连续单元格中的某个输入相同，系统就自动用已输入的数据项填充。

14、在该对话框中选择“高级”选项，进入“高级”选项卡，如图7所示。选中“为单元格值启用记忆式键入”复选框，单击“确定”按钮，启动此功能。

图7　 “高级”选项卡

15、如果要提高输入效率，可启用Excel2007的自动更正功能。自动更正功能不仅可以识别错误，还可在输入时自动更正错误，只需在“Excel选项”对话框中选择“校对”选项，进入“校对”选项中。

16、在“在Microoft Office程序中更正拼写时”列表框中设置相应的选项，也可以单击“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框，如图8所示。

图8　“自动更正”对话框

17、选中“键入时自动替换”复选框，在“替换”和“为”中输入相应的短语，单击“添加”按钮，将新的自动更正项目添加到自动更正项目列表中去。

18、单击“确定”按钮，当输入内容为所定义的短语时，Excel2007就可以自动将其替换成所相应的内容。