『Word2007技巧』有关在 Excel 中设置数据格式的提示

如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Excel 工作表，则可通过使用“动态数据交换”从 Word 连接到 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。

连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：

1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。
2、单击“高级”。
3、滚动到“常规”部分，然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。
4、单击“确定”。
5、在邮件合并主文档打开的情况下，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”，然后单击“使用现有列表”。
6、在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表，然后双击该工作表。
7、在“确认数据源”对话框中，单击“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，然后单击“确定”。

注释：如果看不到“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，则选中“全部显示”复选框。

8、在“Microsoft Office Excel”对话框中，对于“请指定命名单元格或单元格区域”，选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表，然后单击“确定”。

注释：若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后取消选择“打开时确认转换”选项。
如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

注释：如果安装了 2007 Microsoft Office System（而不只是安装 Word 自身），则还可使用 Microsoft Query 来构建查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。），并从外部数据源 （外部数据源：包含用户要访问的数据的数据源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。）检索所需的数据。