创建Access2007表

完成Access2007表的设计后，就可以开始创建Access2007表了，即构造每个表中的字段、定义每个字段的数据类型、设置字段的属性。 Access2007创建表分为创建新的数据库和在现有的数据库创建表两种情况。在创建新的数据库时，自动创建一个新表。在现有的数据库中

　　完成Access2007表的设计后，就可以开始创建Access2007表了，即构造每个表中的字段、定义每个字段的数据类型、设置字段的属性。

　　Access2007创建表分为创建新的数据库和在现有的数据库创建表两种情况。在创建新的数据库时，自动创建一个新表。在现有的数据库中创建表可以通过以下五种方式：

　　(1)直接创建一个空表。

　　(2)使用模板创建表。

　　(3)使用设计视图创建表。

　　(4)从其他数据源(如Excel2007工作薄、Word2007文档、文本文件或其他数据库)导入或链接到表。

　　(5)根据SharePoint列表创建表。

　　一、在新数据库中创建新表

　　例1、创建一个“教学管理”数据库，同时建立“系别”表，其结构如表1所示。操作步骤如下：

　　(1)在“文件”菜单上，单击“新建”命令。

　　(2)在右侧窗格的“文件名”文本框中，键入文件名“教学管理”，选择保存的路径为“E/Example”。

　　(3)单击“创建”按钮。

　　新数据库随即打开，将创建名为“表1”的新表，并在“数据表”视图中打开它。

　　(4)在“数据表”视图中，双击“添加新字段”列标题，然后在其中输入新的字段名称“系别名称”，如图1所示。这时在右侧又添加了一个“添加新字段”列。

　　(5)选中ID字段列。在“数据表”选项卡的“字段和列”组中，单击“重命名”按钮，然后输入列标题“系别ID”。

　　图1　 添加“系别名称”列标题

　　(6)在“快速访问工具栏”中，单击保存按钮。

　　(7)在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称“系别”，然后单击“确定”按钮，如图2所示。

　　图2　 输入表名称

　　表1　 系别

　　完成对字段标题的修改后，就可以直接输入字段值。在输入字段值后，Access2007自动为字段设置数据类型和属性。这种方法简单快捷，但是也存在缺点。有时，字段数据类型不太恰当，，字段大小也可能存在冗余。为此需要在设计视图中修改字段的数据类型和字段属性

　　(8)在Access2007工作窗口的右下角，单击

　　按钮，打开表的设计视图。注意这时自动切换到“设计”选项卡，如图3所示

　　(9)在设计视图中，选中“系别名称”字段，设置字段大小为“10”，如图4所示。

　　图3　“设计”选项卡

　　图4　 设置“系别名称”字段的大小

　　设置完成后，再一次保存“系别”表。

　　二、使用模板创建表

　　创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”表时，可以使用Access2007内置的关于这些主题的表模板。

　　例2　 创建一个“通信录”数据库，在该数据库中创建一个联系人表。具体操作步骤如下：

　　(1)在“文件”菜单上，单击“新建”命令。

　　(2)在右侧窗格的在“文件名”文本框中，键入文件名“通信录”，选择保存的路径为“E:/Example”。

　　(3)单击“创建”按钮。

　　(4)在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表模板”命令。

　　(5)在打开的如图5所示的“表模板”下拉列表中，单击“联系人”模板，则基于“联系人”表模板所创建的表就被插入到当前数据库中，如图6所示。

　　图5　 “表模板”列表

　　图6　 插入“联系人”模板后创建的新表

　　(6)单击“保存”按钮，在打开的保存对话框中，给表命名后完成表的创建

　　如果使用模板所创建的表不能完全满足需要，可以对表进行修改。简单的删除或添加字段可以在数据视图中操作，复杂的设置则需要在设计视图中进行

　　三、使用设计视图创建表

　　使用模板创建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用设计视图创建表是一种十分灵活但是比较复杂的方法，需要花费较多的时间。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。

　　例 3　 在“教学管理”数据库中，创建“成绩”表。成绩表的结构，如表2所示。

　　表2　 成绩表结构

　　使用设计视图建立“成绩”表的操作步骤如下：

　　(1)打开“教学管理”数据库。在“创建”选项卡的“表”组中，单击“表设计”按钮。

　　(2)打开表的设计视图，按照表2的内容，在字段名称中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小，如图7所示。