对内容条目顺序进行调整的同时让数字序号自动更新
有一个Word编写的文档,内容是一条一条的形式,每一条都有一个数字编号的顺序。有时候会对其中的内容条目顺序进行调整,能否让调整顺序的时候,那些数字序号会自动重新调整,不用手工修改。
【解题思路】
对此挑战,主要通过替换加SEQ域来实现。我今天使用的也是替换法,但略有不同,是将错乱的手工编号,替换成自动编号来实现的。虽然后期没有域的灵活性,但是前期的操作相对要简单很多。
【解题方法】
首先,我假设提出问题的读者采用了手工编号,编号格式为数字编号加中文顿号,示例如下:
1、条目1
2、条目2
5、条目3
3、条目4
4、条目5
6、条目6
……
这样的缺点显而易见,改了一个条目位置,就需要手工调整全部的编号,苦不堪言。下面我以Word 2010版本为例来演示解决的方法,其他版本的操作步骤类似。
首先,打开Word的查找和替换功能,在查找中输入查找内容
为“<[0123456789]@、”,并且注意要勾选“使用通配符(图1)。
这里我多解释一下,“<”表示单词开头,“[0123456789]”表示在此范围内查找,“@”表示重复前一个或者多个,这样就满足找到所有开头为数字然后跟中文顿号的自动编号了。
接下来的这步很重要,点击“在以下项中查找”,并选择“主文档”(图2)。这时就会发现,Word中已经把手工编号给全选出来了(图3)。
然后,我们使用Word提供的编号功能,插入自动编号(图4)。此时将发现文档有了很大改变(图5)。
下面就是见证奇迹的时候了,切换到“替换”选项卡,替换内容要保持空白状态,然后点击全部替换(图6)。此时,原来错序的手工编号已经完全被替换成新的自动编号了,而且以后如有调整,序号也会自动调整改变(图7)。
另外说句题外的内容,很多人对使用自动编号后空出来的制表符感到很别扭,但是又不知道怎么取消掉。这个其实很好解决,用鼠标右键点击制表符的位置调出菜单(图8),从中选择“调整列表缩进”命令打开选项窗口,在其中选择“不特别标注”就可以了(图9)。
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