Netscape与Outlook共享数据的方法
每个软件都会有其自身的利与弊,如果想发挥其最大作用,不妨把两者相结合,这里就把netscape与outlook相结合共享数据文件。
下面我们就以导出电子邮件数据为例,来让netscape接收outlook的数据。
1、确认netscape通讯簿的数据格式
要让从outlook通讯簿导出的数据格式能被netscape“认识”,只能将从outlook中导出的数据按netscape的要求进行组织。那么,netscape对导入的文本数据有什么要求呢?我们可以从netscape的bookmark中找到答案。
启动netscape,从主界面上单击“bookmarks”按钮,选择“edit bookmarks”,打开bookmark编辑器;单击“file”菜单下的“save as”命令,在弹出的对话框中为文件命名,并选择保存的文件格式为“plain txt”,这样我们就得到了一个保存有当前书签中所有内容的数据文本。打开这个文本文件,我们就可以看见其中的数据格式。
2、将outlook的通讯簿数据导出
现在,我们要从outlook中导出相关数据。打开outlook,单击“文件”菜单下的“引入和导出”命令启动“引入和导出向导”。然后依次选择“导出至文件”、“联系人”、“dos文本文件(以tab分隔)”,在“将导出文件另存为”中可为文件设定保存的位置及文件名,本例中将其命名为“mail.txt”。
在随后出现的“导出文件”对话框中,单击“映射自定义字段”按钮打开“映射自定义字段”对话框。先单击右侧的“清除映射”按钮,然后从左侧的列表中将“姓名”拖至右侧栏中,再单击左侧栏中的“电子邮件”旁的“+”号展开其下内容,拖动其中一个电子邮件地址至右侧栏中。按“确定”退出,再按“完成”,就得到了包含姓名与电子邮件列表的数据文本。
3、用excel和word对数据文本进行处理
接下来我们先用excel将导出的outlook数据文本文件转换成netscape通讯簿数据文本格式。
打开excel,单击“文件”菜单下的“打开”命令,选择“mail.txt”,在随后打开的“文本导入向导”的步骤一中,选择“分隔符”;在步骤二中的“分隔符号”中选择“tab键”;在步骤三的“列数据格式”中选择“常规”,然后单击“完成”,就得到了一个包含姓名和电子邮件地址的excel工作表。
下一步就是要将表中的各数据合并。先将第一行的表头删除,然后单击“编辑”菜单下的“替换”命令,在“查找”框中输入“, ”,“替换”框中什么也不输入,将姓与名合并。再用插入列命令在a1中插入“ 〈dl〉〈a hrff="mail to:”,然后将其复制到最后一行。用同样的方法在c列后加上一列“" 〉”。然后选择b列,将其剪切到d列(即将b列内容移动到c列后面),再加上内容为“〈a〉”的e列。最后我们在f1列中输入公式“=concatenate(a1,b1,c1,d1,e1)”将这五列内容合并,同时拖动f1单元格右下角的小黑点向下拉将公式复制到f列的其他行。
现在,按快捷键“ctrl+c”将f列的数据复制,随后选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”,选择粘贴格式为“数值”。现在可以将a—e五列全部删除,然后将内容仍保存为mail.txt。
用word打开mail.txt文本,我们会发现其前后多出了许多引号。我们可以用word的查找与替换功能将其变回为我们所需要的格式。本例中可查找“=""”,将其替换为“=*”,查找“""〉”将其替换为“*〉”,再查找“""”将其全部删除,将“*”替换为“"”。根据netscape导入数据文本的要求,应在每个独立的地址后都加上分隔符“〈dl〉〈p〉”,我们可以将“^p(每行的硬回车符)”替换为“^p〈dl〉〈p〉^p”,最后在文档的开始加上〈dl〉〈p〉标志符,末尾加上〈/dl〉〈p〉 标志符,即完成了数据文本的制作。
4、将数据导入netscape通讯簿
现在,我们进行最后一项工作。打开netscape的“bookmarks”编辑器,单击“file”菜单下的“import”,选择制作好的“mail.txt”,再看看bookmark列表,它们已经出现了!
好了,现在已经大功告成了。是不是有鱼与熊掌兼得的感觉?事实上,现有的许多软件之间可以实现数据共享,只不过它们的实现方法都不会浮在水面上,需要我们去研究和探索。