Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除

在Excel数据表中，重复数据是常见的事情。有时候需要将空白单元格以重复的数据填充上，有时候又会需要将重复数据项删除掉，有时候还需要统计有多少重复数据项等。这些都是Excel重复数据项的操作。

1.  批量填充重复数据

在Excel中，快速数据填充功能可以用来批量填充重复数据，还可以借助ctrl+Enter组合键来快速批量填充重复数据。

示例1：

图1所示的数据表中，第3行~第11行员工所属的分公司为“北京”，而第13行~第20行员工所属的分公司为“东京”。如何将空缺的数据快速填充上？

图1

操作步骤：

1)       在图 1中选中需要填充数据的列（D列）。

2)       按“F5”，弹出“定位”对话框，在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，弹出“定位条件”对话框，如图 2所示。在“定位条件”对话框中选择“空值”单选按钮，单击“确定”按钮。

图2      “定位条件”对话框

3)       然后在编辑栏中输入“=D2”（D2单元格数值为“北京”），再按Ctrl+Enter组合键。此时D列中的空单元格中将批量填充上相应的内容，如图 3所示。

图3        批量填充后的结果（D列）

2.  删除重复项

EXCEL删除重复数据有多种方法。

示例2：

在图 3（填充后的数据表）所示的数据清单中，将重复的分公司项去掉（即每个分公司只取一条记录）。

方法一：借助高级筛选功能

具体步骤：

1）    选中D列。

2）    点选“数据—>排序与筛选—>高级(筛选)”命令，打开“高级筛选”对话框，如图 4所示。

图4

3）    在图 4中，点选“选择不重复的记录”复选框，同时可以选择将筛选结果复制到其他位置（如J列）。点击“确定”，最终结果如图 5的J列所示。

图5

%小提示：

如果本例中想删除的重复项不只是“分公司”一列，而是想删除重复的记录行（即A：H列完全相同的记录），那么只需在图 4中的“列表区域”设定为整个数据区即可（即A1:H43）。

方法二：借助“删除重复项”功能

具体步骤：

1）    将光标放置在数据区域内。

2）    点选“数据—>数据工具—>删除重复项”命令，打开“删除重复项”对话框，如图 6所示。

图6

3）    在图 6中，选中“分公司”前面的复选框，其他列的复选框取消，然后点击“确定”，最终将提示删除了多少重复项，并得到结果如图 7所示。

图7

3.  重复数据的统计

示例3：

如何统计图 3（填充后的数据表）所示的数据清单中，各个分公司各有多少个员工。

操作步骤：

1)       在图 3中，选中D列任一单元格。

2)       点选“开始—>编辑—>排序与筛选—>升序”命令（或者点选“数据—>排序和筛选—>排序”命令，打开排序对话框来定义），将数据表按D列进行排序。

3)       点选“数据—>分级显示—>分类汇总”命令，打开分类汇总对话框，如图 8所示。在该对话框中，将“分类字段”设为“分公司”，“汇总方式”设为“计数”，“选定汇总项”中选中“序号”复选框（每个人对应一个序号），其它复选框都去掉。单击“确定”，将得到结果如图 9所示。

图8

图9

4)       在图 9中，点击名称框下方的“

”，可以层级显示分公司的汇总结果，如图 10。

图10

小提示：

统计重复数据项借助了分类汇总功能。值得注意的是，分类汇总前必须先对分类字段进行排序（如本例中需先对分公司列进行排序）