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Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除

程序员文章站 2023-03-11 18:06:14
在Excel数据表中,重复数据是常见的事情。有时候需要将空白单元格以重复的数据填充上,有时候又会需要将重复数据项删除掉,有时候还需要统计有多少重复数据项等。这些都是...

在Excel数据表中,重复数据是常见的事情。有时候需要将空白单元格以重复的数据填充上,有时候又会需要将重复数据项删除掉,有时候还需要统计有多少重复数据项等。这些都是Excel重复数据项的操作。

1.  批量填充重复数据

在Excel中,快速数据填充功能可以用来批量填充重复数据,还可以借助ctrl+Enter组合键来快速批量填充重复数据。

示例1:

图1所示的数据表中,第3行~第11行员工所属的分公司为“北京”,而第13行~第20行员工所属的分公司为“东京”。如何将空缺的数据快速填充上?

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图1

操作步骤:

1)       在图 1中选中需要填充数据的列(D列)。

2)       按“F5”,弹出“定位”对话框,在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,弹出“定位条件”对话框,如图 2所示。在“定位条件”对话框中选择“空值”单选按钮,单击“确定”按钮。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图2      “定位条件”对话框

3)       然后在编辑栏中输入“=D2”(D2单元格数值为“北京”),再按Ctrl+Enter组合键。此时D列中的空单元格中将批量填充上相应的内容,如图 3所示。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图3        批量填充后的结果(D列)

2.  删除重复项

EXCEL删除重复数据有多种方法。

示例2:

在图 3(填充后的数据表)所示的数据清单中,将重复的分公司项去掉(即每个分公司只取一条记录)。

方法一:借助高级筛选功能

具体步骤:

1)    选中D列。

2)    点选“数据—>排序与筛选—>高级(筛选)”命令,打开“高级筛选”对话框,如图 4所示。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图4

3)    在图 4中,点选“选择不重复的记录”复选框,同时可以选择将筛选结果复制到其他位置(如J列)。点击“确定”,最终结果如图 5的J列所示。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图5

%小提示:

如果本例中想删除的重复项不只是“分公司”一列,而是想删除重复的记录行(即A:H列完全相同的记录),那么只需在图 4中的“列表区域”设定为整个数据区即可(即A1:H43)。

方法二:借助“删除重复项”功能

具体步骤:

1)    将光标放置在数据区域内。

2)    点选“数据—>数据工具—>删除重复项”命令,打开“删除重复项”对话框,如图 6所示。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除

图6

3)    在图 6中,选中“分公司”前面的复选框,其他列的复选框取消,然后点击“确定”,最终将提示删除了多少重复项,并得到结果如图 7所示。

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图7

3.  重复数据的统计

示例3:

如何统计图 3(填充后的数据表)所示的数据清单中,各个分公司各有多少个员工。

操作步骤:

1)       在图 3中,选中D列任一单元格。

2)       点选“开始—>编辑—>排序与筛选—>升序”命令(或者点选“数据—>排序和筛选—>排序”命令,打开排序对话框来定义),将数据表按D列进行排序。

3)       点选“数据—>分级显示—>分类汇总”命令,打开分类汇总对话框,如图 8所示。在该对话框中,将“分类字段”设为“分公司”,“汇总方式”设为“计数”,“选定汇总项”中选中“序号”复选框(每个人对应一个序号),其它复选框都去掉。单击“确定”,将得到结果如图 9所示。

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图8

Excel 如何将空白单元格以重复的数据填充或将重复数据项删除
图9

4)       在图 9中,点击名称框下方的“

”,可以层级显示分公司的汇总结果,如图 10。

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图10

小提示:

统计重复数据项借助了分类汇总功能。值得注意的是,分类汇总前必须先对分类字段进行排序(如本例中需先对分公司列进行排序)