Word论文排版技巧 快速样式与自动编号及注释与引用

格式的快速设置（快速样式）

❶ 快速样式的操作大型Word文档在开始编辑内容前，按编写格式规范设置好文章内容所需的格式，即所谓的“样式”，然后在编辑过程中直接调用这些“样式”，对于编辑和排版都将非常方便。

快速样式可以直接利用Word模板自带的样式，见【开始】菜单右端的【样式】栏。如果要创建新的“样式”，可以点击【样式】栏右下角最底端箭头，弹出新建样式对话框。更为简便的方法是：我们直接更改文中的内容并达到所需格式要求，对该区域选择后，鼠标右击所需要的样式名，并选择“更新XX以匹配所选内容”。通过该方法可以快速设置字体、段落等格式。

【另存为新样式集】命令也可以把该样式保存为系统样式以供随时调用。

利用快速样式为章节自动编号

在一份具有大量章节条款的Word文档里，“快速样式”和“自动编号”结合，可以实现为章节条款自动排版和编号；并且在调整章节顺序或添加章节时，可实现自动更新编号；这对于目录的自动生成也非常重要。如下图所示，【开始】菜单左起第三栏的【段落】工具栏里，第一排前三个按钮为快速编号。第一个为利用符号编号，第二个是单级编号，第三个为多级编号。在设置好文章各级标题样式以后(如应用于章编号的第一级标题，设置为样式名为“第1章，标题1”)，在多级编号按钮的下拉菜单里选择合适的编号模板进行修改或【定义新的多级列表】。

▲新建多级编号如上图所示，【单击要修改的级别】下选择标题级别“1”；【输入编号格式】下输入编号格式“第X章”(中间编号可不写)或其他格式，并点击右端【字体】，设置编号字体；【此级别的编号样式】下选择编号样式，如罗马数字、阿拉伯数字、中文大写数字等等，但如果勾选右边【正规形式编号】就只能用阿拉伯数字；【将级别链接到样式】下选择该标题对应的已设置好的样式名“标题1”；【要在库中显示的级别】选择“级别1”；【起始编号】选择“1”表示从第一章开始编号； 【位置】中设置对齐方式等；【编号之后】选择编号与标题间的连接方式，如设置为“空格”，则如本文内容所示编号“第1章”与标题“快速样式”间会有一个空格。其他级别的设置以此类推，唯一区别在于二级或二级以下标题的【包含的级别编号来自】是可选项，例如二级标题编号“1.1”，其中包含了对第1章的定位，所以此时该项可以选“第一级别”；【重新开始列表的间隔】原理类似，选择所修改级别的上一级即可。对所有级别标题设置完成以后，在需要编辑标题的插入点，点击改标题对应样式名，即可自动编号。

图、表、公式的注释与引用

❶ 插入题注图注释、表注释等也都需要相应的格式，可结合“插入题注”快速为图表加注。利用“插入注释”可以实现为图、表等自动编号。

如上图所示，在【引用】菜单的【题注】栏选择【插入题注】，可以为插入点所在位置插入题注，也可以右键单击图片选择【插入题注】为该图片插入题注。对题注的文字内容样式进行设置，本文档中取名为“图注释”。插入题注的设置面板如下图所示。题注包含三部分，以“图1-5 插入题注”为例：“图”为标签，“1-5”为编号，“插入题注”为题注文字内容。【标签】右边栏下拉菜单，选择所需标签，如果没有可以点击【新建标签】新建所需标签；点击【编号】可设置编号格式，以及是否包含章节号。【自动插入题注】可以设置，当插入图片、表格时自动编号。

▲题注设置表格题注设置以此类推，区别在于【位置】选项，图片的题注一般位于项目下方，而表格题注一般位于表格上方。值得注意的是：如果在插入题注的时候，选择了“包含章节号”，那么，题注编号格式始终与章节号一致。如果标题编号是汉字，则题注编号也是汉字。如果想更改为阿拉伯数字，则需要在打印前，将标题编号更改为阿拉伯数字。之后，选定文档正文部分，单击右键并选择【更新域】命令。等题注编号也更新为阿拉伯数字后，再将标题编号更改回汉字。之后，选定整篇文档，并按“Ctrl+F11”将“域”锁定。此时，就可以打印出令人满意的编号了。

❷ 交叉引用

在第一节的介绍中用到了许多图片，以图片结合文字的方式介绍时，正文中对图片的精准引用都是通过图片编码来定位的。此外如上句中的“在第一节的介绍中……”是对章节内容的引用，需要对章节编号引用。由此带来的问题是，一旦编号这些编号发生变化，正文引用部分也需要随之变化，如果手动修改往往需要很大的工作量。而使用“交叉引用”可以实现自动更新。在【插入】菜单的【链接】栏可以找到【交叉引用】按钮，此外【引用】菜单的【题注】栏里也有该按钮。

▲引用章节编号

▲ 引用图片编号如上图所示，在【引用类型】栏里选择所要引用的样式，在【引用内容】里选择引用“标题编号”或者“标题编号(完整上下文)”等选项。在【引用哪一个标题】里选择引用的具体内容，右同。在对文章内容更改保存之后，为方便更新所有引用内容，可以全选文档内容，然后“F9”键即可实现对引用的更新。 ☑ 巧页眉页脚设置页眉页脚设置主要是首页不同、奇偶页不同等几方面内容，而页眉设置中一般还要求与本页所在章节一致，页码设置包括罗马数字、阿拉伯数字等样式设置。本章主要介绍页眉链接章标题与页码格式设置。 

❶ 页眉链接章标题

在页眉中，如果需要填入本页所在章节编号及内容，若用手动输入，会因为章节位置和内容的变化而频繁修改。此时，根据实际需要可以有两种办法。在要求新的章节内容可以接着上一章在同一页面内，且此页页眉需要与前半部分内容的章节一致，此时就需要利用分节符，为文章分节后分别利用“交叉引用”插入页眉。否则，如果要求与新章节标题一致，就需要用“文档部件”来完成。而如果要求新章节另起新页，则用“文档部件”较方便。在【插入】菜单的【文本】栏可以找到【文档部件】按钮，点击在下拉表里选择【域】，打开如下所示的面板。在【类别】框里选择“全部”，【域名】里选择“StyleRef”，【样式名】选择“标题1”，勾选【域选项】里的“插入段落编号”，点击【确定】；重复以上操作，但不勾选“插入段落编号”，点击【确定】。以上操作前，插入点需在编辑页眉状态下。在此处，也可以为页眉设置对应的样式。

❷ 页码格式设置页码设置时，在【插入】菜单【页眉和页脚】栏的【页码】下拉表中选择“设置页码格式”，如下图所示，对应设置即可。

此外，奇偶页不同、首页不同，以及设置分节符后要求各节内不同，可以在页眉编辑状态下，打开的【设计】菜单里进行设置。

❸ 脚注与尾注在科研文献等首页，我们经常会看到页面左下角有通讯作者信息等内容，该内容可以通过插入脚注的方式完成。

具体方法为：【引用】菜单【脚注】栏的【插入脚注】命令。

而参考文献的插入可以通过【插入尾注】的方式完成。