Excel 批注和修订的实例应用详细到每一个步骤

一、批注的管理

有时候我们需要在工作表中添加一些批注，以增强工作表的可读性，使得阅读的人更加容易理解。在Excel2010中，批注创建的有关功能在“审阅”功能区中的“批注”功能组中。如图 1所示。

图1

%小提示：

如果只是简单的“插入”或“删除”批注，可以直接用右键菜单，在右键菜单中就有“插入批注”功能命令。

用右键菜单更方便，也无需记忆批注功能在功能区的位置。

插入批注

插入批注的功能比较简单，具体的操作步骤是：

1） 选择要插入批注的单元格。

2） 点击右键菜单，选择“插入批注”命令（或点选“审阅—>批注—>新建批注”命令）。

3） 系统会在该单元格中插入一个批注框（单元格右上角将出现一个红色小三角），如图 2所示，在其中输入批注内容即可。

图2

%小提示：

当插入批注时，系统会自动显示当前用户的名称缩写。如果要修改用户信息，则点击“文件—>选项”命令，在“常规”选项卡中最底部修改用户名信息。

2. 查看、显示和隐藏批注

要显示或隐藏当前单元格的批注，可以选中单元格，然后点击右键菜单，在其中选择“显示/隐藏批注”（或点选“审阅—>批注—>显示/隐藏批注”命令）即可。

当工作表中插入了多条批注时，可以单击“审阅”功能区“批注”功能组中的“显示所有批注”来显示全部的批注（再次单击将取消显示全部批注），也可以点击“上一条”或“下一条”按钮，在批注间移动。

3. 删除批注

要删除当前单元格的批注，可以选中单元格，然后点击右键菜单，在其中选择“删除批注”（或点选“审阅—>批注—>删除”命令）即可。

4. 打印批注

有时候，我们希望将批注同工作表一起打印出来，那么首先需要通过前面的步骤将批注显示出来。然后打开“页面设置”对话框（点选“页面布局”功能区“页面设置”功能组的右下角小斜箭头），在“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡中设置“批注”打印的位置（“工作表末尾”或“如同工作表中的显示”），如图 3所示。

图3

二、Excel修订管理

有时候我们在多人操作一个Excel工作表时，希望能记录每个人对工作表数据所进行的修改，同时防止一些不需要更改的地方遭到误改，以便对所做的修改进行控制。这就需要使用Excel提供的“以追踪修订方式共享”功能。

以追踪修订的方式共享工作簿

 1） 点击“审阅”功能区“更改”功能组的“保护并共享工作簿”，打开“保护共享工作簿”对话框，如图 4所示。在该对话框中，选中“以跟踪修订方式共享”，然后可以选择设置密码。单击“确定”，系统将保存文档，同时开启共享和修订方式。

 

图4

2） 开启以跟踪修订方式共享工作簿后，任何人对文档所作的修改都会被记录。但是默认情况下，Excel不会自动突出显示所做的修改（可以在任意单元格中做些修改试试），但是如果点选“审阅”功能区“更改”功能组中“修订”下拉框中的“突出显示修订”，打开“突出显示修订”对话框，如图 5所示。在此点击“确定”，就可以看到Excel突出显示了开启跟踪修订方式后所作的所有修订。

图5

%小提示：

在图 5中，可以更改“突出显示的修订选项”，如时间可以设置为“从上次保存开始”或“全部”等，修订人可以指定为“每个人”或特定人。

2. 接受/拒绝修订

可以通过“审阅”功能区“更改”功能组中“修订”下拉框的“接受/拒绝修订”来接受认同的修改或撤销不认同的修改。

3. 设置修订记录保留时间

修订记录只会保留一段时间，只要打开跟踪修订信息，记录就会默认保留 30 天。该限制有利于对工作表大小进行管理。可增加或减少修订记录的保留时间，更改的方法是：点选“审阅”功能区“更改”功能组的“共享工作簿”，在“高级”选项卡中进行设置，如图 6所示。

图6