在word中如何自动生成目录实例详解

一篇word文档，内容有大的章，小的节。如何把章节抽出来生成目录？目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。Word提供了的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

Word一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的，这对那些用WORD写书，写论文的朋友很有帮助。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常快速简便。

优点：用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便，只是按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，更重要的是便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，增加或删减内容。倘若用手工给目录标页，中间内容一改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。应该自动生成的目录，你可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。

方法一：使用大纲级别创建目录 
 
        除了应用标题样式外，对标题指定大纲级别同样能快速地创建目录。步骤如下:

        1.执行“视图”→“工具栏”→“大纲”，显示“大纲”工具栏。

        2.将插入点置于要在目录中显示的第一个标题中。

        3.在“大纲”工具栏上，单击打开“大纲级别”下拉框，为此标题选择一个大纲级别。

        4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤2和步骤3。

        提示:切换到大纲视图中进行指定大纲级别的操作，可以非常直观地看到其变化过程。

        5.将插入点置于要插入目录的位置。

        6.执行“插入”→“引用”→“索引和目录”→“目录”选项卡。

        7.单击“选项”按钮，取消“样式”的选择，单击“确定”，返回“索引和目录”对话框。

        注意:在此取消“样式”选择主要是为了让大家认识单纯使用大纲级别创建目录的过程。实际应用中，如果对正文中的标题应用了标题样式，那么标题样式(标题1——标题9)和大纲级别(1级——9级)是一一对应的。例如，对某一标题，应用了标题2，即使没有指定大纲级别，其大纲级别也会自动变为2级。如果对其他样式(如自定义样式)设置了目录级别，则下面的“大纲级别”复选框的选择会自动取消且变为灰色不可选。

        8.设置“显示级别”的数目。本例指定了四级大纲级别，但仅在目录中显示前三级。

        9.单击“确定”，在指定位置插入目录。

方法二：使用标题创建目录

        1.1、从标题样式创建目录
　　
        步骤：（以下内容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差别，但大同小异。）

　　1．在[格式]中选[样式与格式]

　　2．出现右边的一条“样式格式”栏，这里面主要就是用到标题1，标题2，标题3。把标题1，标题2，标题3分别应用到文中各个章节的标题上。例如：文中的“第一章制冷概论”我们就需要用标题1定义。而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。如果有1.1.1×××那就用标题3来定义。

　　3．当然标题1，标题2，标题3的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右键点击“标题1”选“修改”，会弹出修改菜单，您可以根据自己的要求自行修改。

　　4．用标题1，2，3分别去定义文中的每一章节。定义时很方便，只要把光标点到“第一章制冷概论”上，然后用鼠标左键点一下右边的标题1，就定义好了；同样方法用标题2，3定义1.1；1.1.1；依此类推，第二章，第三章也这样定义，直到全文节尾。

　　5．当都定义好后，我们就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选[插入]--[引用]--[索引和目录]

　　6．选第二个选项卡[目录]，然后点右下的确定。

　　上图就是自动生成的目录

　　7．当你重新修改文章内容后，你需要更新一下目录，方法是：在目录区域内，点右键，选[更新域]

　　8．当选[更新域]后，会出现上图的选框，选第二个“更新整个目录”点确定。就OK了。

       1.2、从其他样式创建目录

        如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录，而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录，操作步骤如下：
        （1）将光标移到要插入目录的位置。
        （2）打开对话框，然后单击【选项】按钮，弹出【目录选项】对话框。
        （3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字。
        （4）单击【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话框。
        （5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。

　　二、创建图表目录
　　图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。
　　使用题注组织目录的方法如下：
　　（1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。
　　（2）将光标移到要插入图表目录的地方。
　　（3）单击【插入】菜单中［引用］中的的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡。
　　（4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。
　　（5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后单击【确定】按钮。
　　在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手形，单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。

　　利用题注建立图表目录是很方便的，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是Word的题注功能加上的。这时，就需要使用自定义样式建立图表目录，方法如下：
　　（1）打开【索引和目录】对话框，并选中【图表目录】选项卡。
　　（2）单击【选项】按钮，弹出【图表目录选项】对话框。
　　（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。
　　（4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按钮。

　　三、创建引文目录
　　引文目录与其他目录类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下：
　　（1）将光标移到要插入引文目录的位置。
　　（2）单击【插入】菜单中的［引用］中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡。
　　（3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。
　　（4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】按钮。
　　（5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。
　　（6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】，以保留原有的引文格式。
　　（7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可。

　　如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行：
　　（1）选择要标记的引文。
　　（2）打开［引文目录］对话框，单击【标记引文】按钮，弹出【标记引文】对话框。
　　（3）在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。
　　（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将对存在于文档中的所选文字进行标记。
　　（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取要标记的引文。
　　（6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引文】下面，然后单击【标记】即可。
　　（7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮。
　　（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】按钮即可。
　　（9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。

　　四、更新目录
　　Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。
　　在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。
　　如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域。

方法三
        目录的制作分三步进行

        1) 修改标题样式的格式
        通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式｜样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。

        2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式
        章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。

        3) 提取目录
        按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入｜索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。

        注意：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一目录）。在“工具｜选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

方法四
        1、利用Word对整个文本进行排版处理；
        2、先将第一个一级标题选中，再点击工具栏“字体”前“正文”的下拉菜单，选择“标题1”；
        3、此时会在此行前出现一个黑点，表明此行已被设为目录项（前方黑点不会被打印）；
        4、对此行进行段落、字体的设置，直到满意；
        5、光标放在刚才筛的目录行中，再点工具栏的格式刷，将文中所有需要设为一级标题的全部用格式刷统一格式；
        6、依照2—5步骤现将文中2级、3级……依次设置完毕；
        7、光标放在文中需要放置目录的位置，点击菜单中的“插入”-“索引和目录”，在“目录”选项单中进行适当设置，也可不用修改，直接使用默认值，确定。
        8、此时目录就会自动生成了；
        9、要想对目录进行字体、字号等的修改，可选中目录进行修改；选取时注意，不要直接点击目录，而将鼠标放在目录左方，光标成空箭头时单击，此时会将整个目录选中，进行修改。如果只想修改某一行，将光标放在该行最后，向前拖选；
        10、如果文章中某一处标题有改动，可在改动完后，在生成的目录上点右键，在右键菜单中点击“更新域”，所修改处在目录中会自动修改。