将信息输入Excel 工作表

通过使用一些有用的小技巧，可以简化将信息输入Excel 工作表的过程，同时还可以更快地完成所需工作。具体方法如下所述。

1 .输入数据后自动移动单元格指针
默认状态下，在单元格中输入数据后按Enter 键， Excel 会自动把单元格指针移到下一单元格。 要改变这一设置，选择" office 按钮" c:> "Excel 选项飞并单击"高级"选项卡(参见图3 .4) 。标有"按Enter 键后移动所选内容"的复选框控制着这一功能。您可以设置单元格指针的移动方向(下、左、上或右）。

图3.4 可以使用"Exce l 选项"对话框中的"高级"选项卡选择许多有用的输入选项设置

您的选择全是个人喜好问题，笔者喜欢关闭该选项。当输入数据时，笔者使用方向键而非Enter键(参见下一部分的内容)。
 

2. 使用方向键代替Enter 键
当在单元格中完成输入以后，可使用任意方向键结束输入。毫无疑问，这些方向键可以移动到所指示的方向。例如，如果在一行中输入数据，按右方向键( → 〉而非Enter 键。还可以使用其他的方向键，甚至还可使用PgUp 键和PgDn 键。

3. 输入数据前选择输入的单元格区域
大部分Excel 用户可能都不知道:当选择了一定区域的单元格以后，按Enter 键时， Excel 会自动将单元格指针移动到该区域的下一个单元格。如果选区由多行组成， Excel 将沿着列移动:当移动到列中最后一个选项时，它会移到下一列中所选的第一个单元格。

如果想跳过一个单元格，只需按Enter 键而不输入任何内容。若想往回移动，只需按Shift+Enter键。如果想按行而非按列输入数据，按Tab 键而不是按Enter 键。

4. 使用Ctrl+Enter 快捷键在多个单元格中同时输入信息
如果想在多个单元格中输入相同的数据， Excel 提供了一个捷径。选择所有需要包含此信息的单元格，输入数值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter 键。同样的信息将被插入被选中的每一个单元格中。

5. 自动输入小数点
如需输入很多数字，而且这些数字有固定的小数位数， Excel 提供了一个非常有用的工具，工作原理如同某种添加仪器。访问"Excel 选项"对话框并单击"高级"选项卡。选中复选框"自动插入小数点"，并确保"位数"框设置为需输入的正确小数位数。

当该选项设定以后， Excel 就会自动提供小数点。例如，如果指定两位小数，则将12345 输入单元格时自动转换为123 .4 5 。要将想输入变为正常，取消选中"Excel 选项"对话框中的"自动插入小数点"复选框。改变该设置不会影响到己输入的任何数值。

注意:固定小数位数选项是一个全局设直，应用于所有工作簿(不仅仅是活动工作簿). 如果忘记该选项是打开的， 会很容易输入错误的数值，或导致使用您电脑的其他人产生某些混淆.

6. 使用"自动填充"功能输入一系列数值
Exce l 的"自动填充"功能，可轻松地在一组单元格中输入一系列的数值或文本。它使用"自动填充"柄(活动单元格右下角的小方框)。可以拖动填充柄来复制单元格，或自动完成一系列数据的输入。

如果在按下鼠标右键的同时拖动"自动填充" 柄， Excel 将显示带有额外填充选项的快捷菜单。

如图3 .5 所示。在A1 单元格中输入1，在A2单元格中输入3 。接着选择两个单元格并拖动填充柄创建奇数数列。

图3.5 利用"自动填充"功能创建该数列

7. 使用"记忆式键入"功能自动输入数据
Exce l 的"记忆式键入"功能使得在多个单元格中输入相同文本变得非常简单。使用"记忆式键入"功能，只需在单元格中输入一个文本的前几个字母， Excel 就会以本列中其他己输入的文本为基础，自动完成整个条目的输入。除了减少输入以外，该功能还能保证输入拼写的正确性和一致性。

下面介绍它是如何工作的:假设要在一列中输入产品信息。其中一个产品的名字叫做Widgets 。

第一次在单元格中输入Widgets 时， Excel 就记住了它。随后， 当在同一列中再次输入Widgets 时，Excel 会通过前几个字母识别出来，然后自动完成随后的输入。只需按Enter 键即可。这项特性还能自动更改字母的大小写。如果您第二次输入的是widget (用的是小写w) ， Excel 会把w 改成大写，以保持与前面的输入一致。

提示:也可以通过右击单元格并从快捷菜单中选择"从下拉列在中选择"选项，访问面向鼠标版本的"记忆式键入"功能. Excel 然后显示当前列所有条目的下拉框，接着羊击所需选项目F 可.

记住，"记忆式键入"只在连续列的单元格中起作用。例如，如果有一个空行，"记忆式键入" 仅识别空行下的单元格内容。

如果觉得"记忆式键入"功能会导致混乱，可使用"Excel 选项"对话框的"高级"选项卡来关闭它，取消"为单元格值启用记忆式键入"复选框的复选标记。

8. 强制文本出现在单元格的新行中
当一个单元格中的文本过长时，可以强制Excel 在一个单元格中以多行显示。使用Alt+Enter 键在单元格中开始新的一行。

注意:当进行换行时， Excel 会自动改变单元格格式，进行文本换行.但不同于一般的文本换行，手动换行将迫使Excel 在文本特定位直中断文本. 相对于自动文本换行，这将能够更加精确地控制文本的外观。

提示:若想取消手动换行，编辑单元格并在插入点直于包含手动换行的行末端时按Delete 绽，没有任何符号指示手动换行的位直，但当删除换行以后，后续的文本会自动向上移动.

9. 使用"自动更正"功能快速输入数据
对于常用的单词或短语，可以使用Excel 的"自动更正"功能来创建一些快捷方式。例如，为一个叫做Consolidated Data Processing Corporation 的公司工作时，可以为公司名称的缩写建立一个"自动更正"条目，如cdp 。那么无论何时输入cdp ， Excel 就会自动把它改为Consolidated Data Processing Corporation 。

Excel 包括相当多的内置"自动更正"术语(主要是通常的拼写错误)，您也可以加入自己的自动更正条目。要建立自定义"自动更正"条目，访问"Excel 选项"对话框(选择" office 按钮"->"Excel 选项")并单击"校对"选项卡，然后单击"自动更正选项"按钮显示"自动更正"对话框。在对话框中，单击"自动更正"选项卡，选中"键入时自动替换"复选框，然后输入自定义条目(如图3.6 所示)。可以设置任意多的自定义条目。只需注意不要使用在文本中正常出现的缩写。

提示: Excel 可以和其他Office 应用程序共享"自动是正"列表.例如，在word中创建的"自动更正"条目在Excel 中也能使用.

10. 输入有分数的数字
要在单元格中输入一个分数值，则需要在整数和分数之间留有一个空格。例如，要输入67/8 ，只需键入67/8 ，然后按Enter 键。当选择单元格时，在公式栏中显示的是6.875 ，而在单元格条目中显示的是分数。如果只有分数部分(如118 )，必须首先输入一个0 ，方法如下: 0 118--否则Excel 很可能认为输入的是一个日期。当选择单元格时，在公式栏中可以看到0.125 ，在单元格中看到的则是1/8 。

图3.6 "自动更正"功能可以为经常输入的文本创建一个快捷的缩写

11 .通过使用表简化数据输入
很多人使用Excel 来管理按行进行排列的信息列表。Excel 提供了一个简单的方法来处理这类数据。通过使用Excel 自动创建的数据输入表来完成。该数据表处理一般的数据区域或指定为一张表的数据区域(选择"插入" ->"表"-> "表勺。图3.7 显示了一个例子。

图3.7 Excel 的内置数据表可简化许多数据输入任务

不幸的是，访问数据表的命令不在功能区中。要使用数据表，必须将其添加到"快速访问工具栏" (QAT) 中。
(1)右击QAT 并选择"自定义快速访问工具栏"。出现" Excel 选项"对话框的"自定义"面板。
(2) 在"从下列位置选择命令"中，选择"不在功能区中的命令"。
(3) 在左侧的列表框中，选择"表格"。
(4) 单击"添加"按钮将选中的命令添加到QAT 中。
(5) 单击"确定"关闭"Excel 选项"对话框。

完成上述步骤以后，新的图标会出现在QAT 中。

要使用数据输入表，需排列数据，这样Excel 可以标识其作为一张表格。从输入第一行数据输入区域的列标题开始。选择表中的任意单元格并单击QAT 上的"表格"按钮。Excel 然后显示自定义数据的对话框。可使用Tab 键在文本框和提供信息之间移动。如果一个单元格包含公式，则公式结果作为文本显示(不显示为编辑框) 。换句话说，不能使用数据输入表修改公式。

当完成数据表后，单击"新建"按钮。Excel 将数据输入工作表中的行并清除对话框准备在下一行输入数据。

12. 在单元格申输入当前日期或时间
如果需要在工作表中加上日期或时间， Excel 提供了两个快捷键。
当前日期: Ctr1+; (分号);
当前时间: Ctr1+Shift+; (分号)。

注意:当使用任一种快捷键在工作表中输入日期或时间时， Excel 会在工作表中输入一个静态数值.换句话说，当重新计算工作表时，输入的日期或时间不会改变. 大多数情况下，这种设直可以满足用户的需妥，但必须注意这个限制. 如果希望更新显示的日期或时间，可以使用以下任一个公式:
=TODAY ()
=NOW ()