掌握Excel图表使用技巧的前提要认识图表的各类对象

图表是Excel的三大主要功能（公式和函数运算、图表展示、数据管理）之一。它用来图示化地描述电子表格中的数据。Excel图表看似功能很多，但掌握好技巧则能“一招在手而通天下”。要掌握Excel图表的使用技巧，一定要认识Excel图表的各类对象。

在Excel中，图表可分为两种类型：

一种图表位于单独的工作表中，也就是与源数据不在同一个工作表上，这种工作表称为图表单（chart）。

另外一种图表与源数据在同一工作表上，作为该工作表中的一个对象，称为插入式图表。

创建图表

在Excel2003及以前的版本中，创建图表有“图表向导”对话框。借助“图表向导”对话框，用户可以一步步实现Excel图表的制作。但在Excel2007版本后，就没有了“图表向导”对话框，而是借助“插入”选项卡中的“图表”功能组来实现。

示例：如图 1所示的源数据表，现以各个分部各个季度的销售额为源数据创建图表。

图1

创建图表步骤如下：

1） 选定用于作图的数据区域，在本例中即是如图 1中选定的数据部分。

2） 选择“插入”选项卡中“图表”功能组的某类图表（如柱形图、折线图等），如图 2所示，也可点击右下角的斜箭头（图 2中红框标出的位置），打开“插入图表”对话框（图 3）来进行选择。

 

图2

图3

3） 选中图表类型并确定后，Excel将自动生成默认格式的图表，如图 4所示。该图表默认是作为插入式图表浮动在源数据工作表中。

 

图4

4） 同时，可以看到Excel2010功能区中会多出3组功能区：

设计（图 5所示）

布局（图 6所示）

格式（图 7所示）

图5       图表工具“设计”功能区

图6       图表工具“布局”功能区

图7        图表工具“格式”功能区

很明显，Excel图表工具提供了丰富的功能，要熟练掌握这些功能对很多人来说并不是一件容易的事。那么如何才能快速掌握这些功能呢？

要想熟练掌握Excel图表的操作，首先需要了解和掌握Excel的一些基本概念，尤其是Excel图表的一些基本元素(Excel对象)的概念，从而学会看懂图表。

图表对象

图8显示了上一示例所生成的图表，并标注出了该图表的基本组成元素。这些对象是熟练掌握Excel图表使用技巧的前提。

图8

Excel图表中主要涉及的基本要素有：

数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值。例如，图 8中所标注的数据标记就是图 1工作表中E6单元格的数值数据。数据标记在图表中的表现形式可以有：柱形、折线、扇形等。

数据系列：（有时也叫数据序列），是指绘制在图表中的一组相关数据标记，其数据来源于工作表中的一行或一列数值数据。每一组数据系列在图表中都以相同的形状和图案、颜色表示。例如，图 8中所标注的数据系列就是图 1表中B4:E4数据的图形化。通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但是在饼图中只能有一个数据系列。

图例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题。对应数据工作表则为这组数据的行标题或列标题。例如，图例中的“北京分部”标题为第二组数据系列的名称，对应数据工作表中第5行数据的行标题，表明这组数据描述的是北京分部的销售情况。用户可以在图表中将图例拖动到任何位置上。

类型轴（X轴）：图例中的标题和类型轴上的类别名称构成了数据工作表中的行标题或列标题，只有通过图表中图例和类别名称才能正确识别数据标记对应的数值数据所在的单元格位置。

值轴（Y轴）：为图表中的数据标记提供计量和比较的参照轴。对于大多数图表，数值沿数值（Y）轴绘制，数值轴通常是垂直的。

刻度线：是坐标轴上类似于直尺分割线的短度量线。

绘图区：在二维图表中，绘图区是以两条坐标轴为界并包含刻度线以及全部数据系列的矩形区域；在三维图表中，该区域以坐标轴为界包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题。

图表区：整个图形所在的区域，包括绘图区、图例X轴和Y轴等。

熟悉了Excel图表的基本元素对象，就可以很好地来学习操控Excel图表的技巧。操控Excel图表的一个最简单和有效的诀窍就是：

选定需要操控的图表对象，然后点击右键菜单，选择相应的命令项来操作对象。

因为Excel图表是按照这些基本对象进行功能组织的，因此每个对象其常用的功能都集成到右键菜单了。只要掌握这个技巧，就可以快速掌握Excel图表常用的功能。