Excel数据有效性基础知识之限制用户输入内容减少了输入错误

在Excel中，数据有效性能够帮助你控制用户输入的内容，例如：

限制用户输入的内容，防止在单元格中输入无效数据，例如上图Excel关于数据有效性的提示所指出的，可以拒绝无效日期或大于1000的数字。

在单元格中创建下拉列表，使数据输入更容易，减少了输入错误。

使用公式创建单元格输入的内容的自定义规则。

创建数据有效性——限制用户输入

我们限制用户在单元格A1中只能输入1至100之间的整数。在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，在“允许”下拉框中选择“整数”，在“最小值”和“最大值”中分别填上1和100（当然，也可以单击右侧单元格选取按钮，选取含有相应值的单元格），如下图所示。

此时，若在单元格A1中输入不在1至100范围内的整数，例如120，就会弹出出错消息并取消用户输入，如下图所示：

 

创建数据有效性下拉列表——使用逗号分隔的列表

在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，在“允许”下拉框中选择“序列”，在“来源”中输入使用逗号分隔的列表：已完成,进行中,未完成。

说明：

使用这种方法创建数据有效性时，如果下拉列表的条目是字母，那么它们区分大小写。也就是说，当条目是小写时，如果以大写输入，那么会报错。

在输入下拉列表条目时，允许其后带有空格。

也可以单击“来源”框右侧的选取单元格按钮，在工作表中选择要填充到数据有效性下拉列表中的序列值来创建下拉列表。如下图所示：

 

创建数据有效性下拉列表——使用名称

可以使用名称来创建数据有效性下拉列表。

首先，为要显示在下拉列表中的单元格区域定义名称。如下图所示，选中要定义名称的单元格区域A1:A5，在名称框中输入名称“水果”，即为单元格区域定义了名称。

在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，在“允许”下拉框中选择“序列”，在“来源”中输入：=水果。

技巧：

在“数据有效性”对话框的“来源”框中输入名称前，可以按F3键，调出“粘贴名称”对话框，从中选择想要的名称。

 

允许在设置了数据有效性的单元格中输入其它内容

在上面的介绍中，我们看到，当用户在设置了数据有效性的单元格中输入不满足设置的数据规则或者不是列表中的数据时，会弹出出错消息。

然而，如果我们在“出错警告”选项卡中，取消“输入无效数据时显示出错警告”前的复选框，就可以在设置了数据有效性的单元格中输入任何数据了。

说明：

可以在“出错警告”中设置个性化的错误信息。

注意事项

在单元格中设置好数据有效性后，如果在该单元格中粘贴值或者执行“清除”——“清除全部”命令，会清除数据有效性设置。

如果单元格中已经有数据，此时再设置该单元格中的数据有效性，那么在应用数据有效性之前，该单元格中的值会保留