WPS文字里面表格转换工具技巧二则

　　在WPS文字的新版本中为用户提供了“表格转换工具”，允许用户在表格与文本之间进行相互转换，本文将对常用的转换技巧进行简单介绍：
　　1、网页资料的保存；　2、用户资料的补充或追加。

　　网页资料保存

　　很多时候，用户希望保存互联网上的资料，以便于日后查阅。但由于网页通常按框架结构进行设计或排版，导致拷贝粘贴的内容经常包含许多嵌套的表格，如从网页上拷贝内容到WPS文字的结果如图 1所示：


图1 WPS文字中拷贝网页内容

　　此时，用户可以利用“表格转换文本”工具对其进行转换。
　　具体操作步骤如下：
　　步骤1　按下组合键全选文档；
　　步骤2　选择“表格｜转换｜表格转换成文本”菜单项，在弹出的对话框中设置分隔符为“段落标记”，勾选“转换嵌套表格”复选框，如图 2所示。
　　注意：勾选“转换嵌套表格”复选框，该选项非常关键，它表明系统将表格内的所有嵌套表格全部进行转换。


图2 表格转换文本对话框

　　步骤3　点击“确定”按钮进行转换。由于转换过程中只会清除表格，而不会对数据格式进行处理，因此在图 1中有很多空行或段首空格，用户利用WPS的“文字工具”进行后续处理后，结果如图 3所示。


图3 表格转换后经“智能格式整理”的结果

　　数据补充或追加

　　 在有些特殊情况下，用户需要对WPS文字中的表格数据再补充或追加一些信息，在之前的版本中，即使用户使用WPS表格添加后再复制到WPS文字中，操作也比较麻烦。
但在新版本中，用户使用WPS文字中“文本转换表格”工具就可以比较轻松地实现。如用户希望在图 4中追加两名员工信息。


图4 员工通讯录

　　 由于目前的WPS文字转换工具允许用户使用任意（包括全角或半角）字符对数据进行分隔，当用户进行具体设置以后，即可实现数据转换。具体操作步骤如下：
步骤1　准备补录的数据，WPS文字对数据格式要求并不高，只要是固定分隔符间隔即可，数据如图 5所示：


图5 使用文本文档提供数据源

　　注意：由于序号使用自动编号，因此在导入数据时，行首使用“逗号”进行占位。
　　步骤2　使用WPS文字打开“通讯录”文档，将上图中的两行数据粘贴到表格下一行。
　　步骤3　选定两行文字后，选择“表格｜转换｜文本转换成表格”菜单项，在弹出的对话框中设置分隔符 “其他字符(O)”为“全角逗号”（，），系统会自动识别并　　指定转换列数5列，由于新增数据需要与原表匹配，因此用户需要调整列数为：6列，调整结果如图 6所示。


图6 “文字转换表格”对话框设置

　　步骤4　点击“确定”按钮进行数据转换，最后将格式稍加调整后，结果如图 7所示。


图7 员工通讯录补充数据结果

　　小结
　　1、用户可以使用“表格转换工具”进行表格和文本的相互转换。
　　2、在使用“表格转换”工具时，用户可以自定义单个分隔符（包括半角或全角字符）。
　　3、当用户使用“表格转换成文本”工具时，勾选“转换嵌套表格”复选框，可以允许用户将表格内嵌套表格一次性转换为文本。

　　适用范围:
　　适用于WPS Office 2005（751）以上版本。