Visual Paradigm IT (5 of 6) - 执行和控制阶段 (Execution & Control)

Visual Paradigm IT项目管理 - 执行和控制阶段

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执行和控制阶段是项目团队建立和生成所需交付物的地方。它在项目计划批准和执行任务所需的资源分配之后开始。在这个阶段，项目组建立实物项目交付物。用户测试并批准工作。

执行和控制阶段通常是项目管理生命周期中最长的阶段。只有当交付物达到了项目计划中确定的客户验收标准并签署了用户验收文件时，该阶段才结束。

活动和交付物

下表列出了本阶段的主要活动和活动输出的可交付成果（即过程文件）。

活动描述交付

举行执行会议	与这个阶段的所有参与者举行启动会议，通知团队这个阶段的范围和期望。
执行项目沟通管理	将项目状态传达给利益相关者。	现状报告，会议议程，会议记录
管理项目采购	记录采购项目并保存任何采购文件的记录。	采购日志
跟踪和管理项目风险和问题	跟踪和管理已确定的项目问题和风险	风险注册（更新），问题日志
进行项目变更管理	为每个启动的变更请求执行变更管理流程。	更改控制请求，更改请求日志
接受项目	与用户进行验收测试，取得正式的验收签字，表明项目达到了目标和要求。	用户验收报告

进行执行启动会议

在团队执行任何项目任务之前，将与本阶段的所有参与者进行启动会议。会议通过重新向他们通报项目组的任务范围和目标以及本项目，重点关注项目组。

以下是典型的执行启动会议的议程项目：

• 参与者介绍：项目团队和项目参与方的简要介绍。简要描述他们的角色和责任。
• 明确阶段的持续时间：确保每个人都清楚这个阶段的开始和结束日期。
• 通知期望团队：为这个阶段设定规则和指导方针。通知团队的期望。例如，要求团队将所有传出的电子邮件转发给项目经理。
• 讨论沟通计划：研究和讨论规划阶段制定的沟通计划。确保每个人都清楚如何收集，正规化和交付信息，以及以何种频率。也让他们知道日常会议，每周进度会议等定期会议的安排。
• 讨论如何处理问题和冲突：让团队了解并就处理问题和冲突达成一致。根据“项目章程”规定的治理结构和方法确定升级程序。
• 讨论工作风格：讨论不同利益相关者的工作风格。例如，只要项目经理不在办公室，团队成员可以通过手机联系他，以解决紧急问题。
• 提醒团队注意以下任何政策，法规和安全考虑事项：为保护工作或任何信息不被泄露，请确保整个团队对组织的所有政策，法规和任何其他安全考虑有透彻的理解，不允许将任何种类的项目相关文件存储在可移动驱动器中。
• 问答：回答参与者可能有的任何问题。

执行项目沟通管理

这一阶段的一个重要活动是通过向所有相关方通报状况报告，让所有相关方了解项目的进展情况。这包括收集有关项目状态的信息，合并和制定信息，制作状态报告，并根据规划阶段制定的沟通计划将其发送给适当的利益相关者。定期的团队会议是项目状态的典型来源。

状态报告是定期交流项目进展和状态的重要手段。典型的状态报告由两部分组成：项目状态和可交付状态。

项目状态监督整个项目的进展。它由以下部分组成：

• 项目状态总结，其中突出了应引起注意的任何具体事项。它应该是高层次的，所以不应该太过分了解项目的细节。
• 每周成就，这是上周所完成的工作重点和里程碑和/或交付成果
• 即将开展的活动，提供下周将要完成/完成的工作概况，以及任何即将到来的里程碑或可交付成果。
• 公开问题，列出未解决的问题及其状态。
• 开放风险，列出已经发生或即将发生的风险。

状态报告的第二部分着重报告个人交付物的状况，其中包括：

• 预计完成时间。尽管每个交付项目都有计划的完成时间，但由于不可预测的不同因素，最终产品交付的时间可能早于或晚于计划时间。预测完成时间是根据最新情况作出的估计和更新。
• 状态，是对交付物完成状态的描述。

管理项目采购

这项活动涉及管理货物和服务的采购以支持项目任务。它由三个主要部分组成。

• 选择供应商：根据项目采购计划中记录的方法和标准选择供应商。确保选择过程公平，货物和服务的质量是可以接受的。
• 执行采购：购买商品和服务。采取必要措施，确保商定的货物或服务数量按时交付，并达到商定的质量水平。
• 记录采购：记录每个采购活动。对于每笔交易，提供有关交易的信息，并将相关和支持性文件存储在项目管理信息库中。（例如签署的合同，采购订单，工作说明）

跟踪和管理项目风险和问题

风险管理是IT项目管理生命周期的重要组成部分。适当管理风险确保您的项目将保持正轨和预算。在规划阶段，制定了风险管理计划。此阶段的重点是执行计划的解决方案和减灾战略，监控项目发生的风险，并不断更新风险登记册，包括任何新识别的风险。

此外，组织，维护和跟踪项目执行过程中出现的问题。确保每个问题的解决都不会对项目的性能产生太大的影响。

风险管理

风险登记册是所有确定风险的记录。它显示了风险对项目的可能性和影响，缓解策略以及估计风险发生的时间。该文件是在规划阶段制定的，并在整个执行和控制阶段随着项目活动执行期间确定的风险而不断更新。它由以下内容组成：

• 受影响的工作包，即发生风险时将受影响的工作包。
• 概率：发生风险的可能性，范围从0到10。
• 影响：风险对项目的影响再次从0到10。
• 风险评分：决定风险严重程度的数字，通过乘以概率和影响的值得出。
• 风险管理方法/缓解措施：采取措施解决或减轻风险。
• 早期警告/触发器：指示风险即将发生或已经发生的事物。

问题管理

问题日志用于跟踪，记录和报告项目执行过程中发现的问题。它由以下元素组成：

• 受影响的工作包（受影响的工作包）或问题的来源。
• 紧迫性：解决问题的紧迫性。
• 解决方案：为解决和解决问题而采取的行动。
• 状态：问题的状态。典型状态包括新建，打开，进行中，修复，解决和不会修复。
• 报告日期：报告问题的日期。
• 关闭日期：问题关闭的日期。

进行项目变更管理

当有人想要改变已商定的项目基准或项目的可交付成果时，就会发生变更请求。它可以涉及项目，产品，文件，要求或其他任何在变更和配置管理计划中确定和记录的控制项目。完成后，请求被提交给变更控制委员会或其他类似的机构审查和批准。

在规划阶段，已经规划了变更控制和配置管理控制的管理。此阶段涉及按计划的程序处理变更请求，记录变更请求审查的结果，并在批准请求时执行变更。

变更请求日志保存了所有提交的变更请求清单，其中包括处置和理由摘要。以下是更改请求日志的元素。

• 请求标题，这是变更请求的简要摘要。
• 启动日期：启动更改的日期。
• 发起人：发起变更请求的人。
• 处置：是否批准，拒绝或延期。
• 理由：变更控制委员会为变更请求处置提供了理由。
• 变更摘要：变更以及由于批准的变更而采取的行动。典型的变化包括额外的项目工作量，成本，进度和资源。

接受项目

这个阶段的最后一个活动就是让用户接受这个项目。当可交付成果发展后，用户将评估交付成果是否满足要求。根据计划阶段执行的质量和IV＆V计划，这也可以由独立的IV＆V审核员完成。用户或IV＆V评审员将评估项目章程中确定的成功标准，以及项目绩效计划中记录的验收标准，以评估项目的成功。最后，记录评估结果，由用户和项目发起人以及IV＆V审核人员等任何相关方签名。这就说明该项目达到了既定的目标。

 

相关链接

• IT项目管理框架介绍
• 识别阶段
• 启动阶段
• 规划阶段（前一阶段）
• 收尾阶段（下一阶段）

 

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