『Word2007技巧』将信封连接到地址列表

若要将信息合并到信封中，您必须将信封连接到地址列表（也称为数据源或数据文件）。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

选择数据文件
在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。

请执行下列操作之一：
如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的联系人列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。
关于使用 Microsoft Office Outlook 联系人列表的提示

连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案：

找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。
出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。
无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。
希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。

找不到 Outlook 联系人文件夹
您可能需要在 Microsoft Office Outlook 中打开“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或可能需要更改您的 Outlook 用户配置文件。

选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性
在 Microsoft Office Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。
右键单击“联系人”文件夹，该文件夹包含邮件合并中要使用的信息，然后在快捷菜单中单击“属性”。
 
在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。
返回到 Outlook 提示
更改 Outlook 用户配置文件
Microsoft Office Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配置文件。 开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹，则该文件夹将不可用。

要切换到其他用户配置文件，只需重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。

如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。此处说明如何操作：

退出 Outlook。
在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。
单击“显示配置文件”。
要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文件”，然后单击“确定”。

返回到 Outlook 提示
出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息
如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认电子邮件程序，则会出现以下消息：

“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”

要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：

退出 Word。
在 Internet Explorer 的“工具”菜单中，单击“Internet 选项”，然后单击“程序”选项卡。
在“电子邮件”下，单击“Microsoft Office Outlook”，然后单击“确定”。
再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。

返回到 Outlook 提示
无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹
如果在 Word 中进行邮件合并，并且尝试连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹，则会出现如下消息：

“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。”

如果稍后再试，会得到同样的消息。

如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Microsoft Office Outlook 中开始邮件合并。

返回到 Outlook 提示
希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹
您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。

导出 Outlook Express 通讯簿
启动 Outlook Express。
在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。

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