Word 软件使用技巧 比较全可以应付日常基本操作

第1招实时翻译工具

你的计算机装了实时翻译的软件吗？一旦他们运行也消耗了不少的内存空间，一般不专门翻译就不用他们。可是您阅读文档碰到不懂的英文，你如何做呢？Word 2002 可以完全消除你的烦恼。您只需单词上单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“翻译”命令。在图中，屏幕右侧的“翻译”窗格中，立刻显示出了该单词的中文解释，同时还有大量的短语及例句。当然你也可以选中中文“翻译”成英文，而且可以“通过Web 翻译”达到最佳的翻译效果。您也可在窗格最上面的“文字”输入框中，手动输入要查的单词，输入完后直接回车，在“结果”窗口中就会显示出该单词的中文意思。

第2招    格式刷巧利用

文字拷贝很容易，可如何能将文字格式“拷贝”给其他内容呢？您只需用格式刷就是工具栏上这个按钮，单击可以复制一次格式，双击可以连续复制格式。

第3招   两栏插入页码（小抄.考试）

你是否注意到，在Word2000 中将文档分成两栏，然后在插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如再打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8 开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的插入页码方法将不能实现。其实计算机也能自动完成。

( 1 ）将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”一“分栏”在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏吧。

( 2 ）接下来进行页面设置。选择“文件”一“页面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8 开纸设置成：宽38cln ，高26 . scln ，然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，再将“拼页”选中。

( 3 ）选择“插入”一“页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”和“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”, 两次点“确定”。

第4招多文档共浏览

我们要打开多个文档，往往一个一个地打开，这样比较麻烦。现在有一个简单的方法，

在资源管理器中选定多个要打开的Word 文档，然后右击打开右键菜单，再执行其中的“打开”，这样就能够将选定的Word 文档一齐打开。由于每个打开的Word 文档都在任务栏上放一个最小化按钮，所以可通过这些最小化按钮来切换浏览，进而找到需要的信息。打开了多个Word 文档以后，保存或者关闭起来就成了问题，逐个地进行当然太繁琐，这里也有一个窍门，就是按住“Sh ift ”键以后再打开Word 2000 工作窗口里的“文件”菜单，就会发现里面出现了“全部保存”和“全部关闭”指令，用这些指令可以同时保存和关闭所有当前打开的Word 文档。

如果觉得将多个Word 文档同时打开来浏览，还是不那么方便，那么这里还有更好的方法。执行“文件／打开”指令，打开对话框。看到对话框中文档列表区域右上方的那个“视图”按钮了吧？单击这个按钮可以改变对话框的显示方式。一共有4 种显示方式可供使用，其中的一种就是“预览”。在预览中，对话框分割为两个主要的区域，左边的是文档列表区域，右边的是文档内容显示区域。在列表区域单击选定一个文档，该文档的内容就显示在右边供浏览。由于通过列表可以方便地切换当前的焦点文档（鼠标点击或者用键盘上的箭头键来选择）。另外，浏览的时候，文档内容显示区域能够自动折行，进而显示每个内容行的完整内容，再加上文档内容显示区域支持上下的滚动操作，因此可以很方便地浏览整个Word 文档的内容。

稍微研究一下您就会发现，Word 不但能够浏览Word 文档、文本文档等，而且还能够浏览图片文件。您需要做的就是通过对话框里的“查找范围”框打开相应的文件夹，文件夹中可以浏览的文件就会在对话框的文档列表里显示出来，再选定要查看的文件，即可在对话框中显示出文件的具体内容。虽然，资源管理器本身也具有图像文档预览功能，但需要最大化其工作窗口才行，而且显示的图片太小，有时候甚至看不清其内容。注意：使用Word 2000 的文档内容浏览功能，缺点是不能对显示出来的文档直接进行编辑操作；使用Word 2000 浏览图片文件的时候，也不支持右键菜单指令将图片设置为壁纸之类的操作。

第5招定制命令按钮

为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上，使它变成一个按钮命令。具体操作步骤如下：

( 1 ）首先在中文Word2000 菜单中依次选择“工具栏”/ “自定义”命令，程序将弹出一个自定义对话框。

( 2 ）然后在“自定义”设置窗口中选择“命令”标签，并移动光标条到“类别栏中的“字体”设置项，在“字体”设置项中列出了Windows 操作系统中已经安装了的所有字体（如图5 ）。

( 3 ）这时我们就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

当然我们也可以将其他功能拖到工具栏上。

第6招通过双击格式刷可以重复复制格式

选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC 键或再次单击格式刷即可。类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。

第7招“替换字体”功能

如果你的Word 文档用了“魏碑”字体，而在另一台计算机上没有这种字体，你要如何解决呢？虽然Word 不能完全解决，但它可以用最接近的字体来替代。

( 1 ）单击“文件”菜单的“打开”命令，将包含有无效字体（即本计算机没有安装的字体）的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体；

( 2 ）单击“工具”菜单的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框；

( 3 ）接着在“选项”对话框中单击“兼容性”标签，程序将打开如图6 所示的界面；( 4 ）单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Word 不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的”的提示，否则将会弹出”替换字体”对话框，要求用户进行字体替换工作；

( 5 ) “替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用了，而该计算机上又没有安装的字体，并将同时显示出Word 缺省的替换字体（系统缺省的替换字体一般多为宋体）; 

( 6 ）从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体（如“微软简楷体”) ; ( 7 ）单击“替换字体”下拉框，从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换“微软简楷体”的字体，如“楷体”，这样即可令Word 用“楷体”来代替“微软简楷体”进行显示及打印；

( 8 ）采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。

第8招动态连接功能

用PowerPoi nt 汇报材料时，我们总希望内容是最新的，可是制作和正式演示之间有时间的差异，怎样能在播放PowerPo int 文件时，保证表格中的数据是最新的呢？这正是动态链接功能的魅力所在。

首先，将数据输入到〔 xcel 中，建立一个工作表，然后在PowerPoint 中，打开“插入”菜单，选择“对象”选项，在“插入对象”对话框中（如图7 ) ，将“根据文件创建”单选按钮选中，单击“浏览”按钮，找到要链接的〔 xcel 工作表文件，选中“链接”前的复选框，单击“确定”按钮，在PowerPoint 中，就插入了一个看似普通的表格。现在你可以随意修改〔 xcel 工作表中的数据，在播放幻灯片时，只要在表格上，单击鼠标右键，选择“更新链接”。表格中的数据，就是最新的了，怎么样，满足你的要求了吧？

最后还要提醒你一点，如果要在其它计算机上播放链接了Excel 工作表的幻灯片文件，必须将 Excel 文件和PowerPoint 文件一起复制到那台计算机中，否则就不能更新数据了。

第9招修复受损W6rd 2002 文档中的文字

在你试图打开一个Word 2002 文档时，如果系统没有响应，则可能的原因是该文件已经损坏，你可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为Word 格式或H 丁ML 等其他格式，段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为纯文本，不能恢复文档格式、域、图形对象和其他非文本信息。

一、“打开并修复”

1 ．单击“文件”菜单中的“打开”命令，在“打开”对话框中选定要恢复的文件。2 ．单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”命令（如图1 ）。此时，Word 将检测文档中的问题，并显示是什么错误及出错的部位。同时，Word 会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。

二、用“从任意文件中恢复文本”转换器提取文字

1 ．单击“工具”菜单中的“选项”命令，单击“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮。

2 ．单击常用工具栏中的“打开”按钮，在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本（* . * ) ”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本（* . * ) " ，则需要安装“恢复文本转换器”。选择要恢复的文件，单击“打开”按钮。

3 ．在“文件类型”框中，选择需要的文件类型，比如单击“纯文本”（如图2 ) ，然后单击“确定”按钮。

安装“恢复文本转换器”的方法：运行M 1 crosoft office 安装程序；在安装程序的“要安装的功能”窗口中，单击“off ice 共享功能”旁边的展开指示器“+ " ；单击“转换器和过滤器”旁边的展开指示器“+ " ，然后单击“文本转换器”旁边的展开指示器“+ " ；单击选项旁边的箭头，然后单击“从本机运行”命令（如图3 ) ；单击“更新”按钮，即开始安装“恢复文本转换器”。

万一你的Word 文档受损而无法打开时，这个修复文档的功能说不定能够帮你挽回不少损失呢。

第10招显示过宽文档

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web 版式视图中，使文字自动换行。

第11招改变文档的缺省目录

所有off ice 文档的缺省目录是C 盘下的My Doculnents 文件夹，根据工作需要，我们可以很方便地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。

第12招关闭语法错误标记

在键入时Word 可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。

第13招另有妙用的Ctrl + Z

大家都知道，Ctrl + Z 的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl + Z 还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变Word 缺省设置的情况下，在空行中输入：" 1 、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2 、”字样。这时如果按Backspace 键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1 、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl + Z 就发挥作用了。我们在输入“1 、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl + Z ，一切都0K 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1 、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl + Z ，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl + Z 的更多妙用。

第14招控制转换的字体

有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。

第15招    将样式传给其他文档

某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal . dot 模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次我们就可以从normal . dot 文档中使用这些格式了。

第16招巧用ALT键实现标尺的精确定位

你是否也同我一样，经常使用水平标尺来精确定位标签、页边框、首字缩进及页面对象的位置？例如说，点击标尺设置页边框或标签，您可将其设置为1 字符或2 字符，但不能设为1 . 5 字符！要想设置更为精确的度量单位（例如百分之几字符），在按住【 Alt ］键的同时，点击并移动标尺或边框，此时标尺将用数字精确显示出当前的位置为百分之几字符位置。

第17招巧用ALT键实现图片的精确定位

在Word 文档中放置图片，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位置往往不太如人意。如果需要精确地控制图片的放置位置，可以在按住【 A lt ］键的同时拖动对象到某具体位置。这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的！

第18招巧用ALT键选择文本列

有的Word 文档用空格分开多列的文本，当要选定其中的某列垂直文本块时，常规方法是不成的。只需按住【 ALT］键的同时，再用鼠标选择即可选定了。