勤哲Excel服务器软件实现建筑材料管理系统ERP
近年来，信息化成为了各行业讨论和热议的焦点，信息化不仅可以提升工作效率降低运营成本，还有助行业企业未来更好的发展。以建筑施工企业为例。周转材料管理是建筑项目施工管理的重要组成部分，管理的好坏直接影响到项目安全、质量、供应、进度、施工形象等，也是项目创效挖潜的主要手段。
通常，建筑施工企业的周转材料是指企业能够多次使用、逐渐转移其价值、仍可保持原有形态且不确认为固定资产的物资，周转材料主要包括钢模板、木模板、脚手架和其他周转材料。其特点是单个产品价值相对较低，所需批量大，多次参与施工企业生产而不改变实物形态。据统计，中小建筑施工企业工程项目中物资成本占工程造价的50%～65%，其中周转材料占项目物资成本的15%左右，控制好周转材料，对提升中小建筑施工企业的利润具有积极意义。
然而，就现阶段而言，大部分中小建筑施工企业在周转材料管理上遇到各种各样的问题，比如：管理粗放，周转率较低。项目管理者对保有的周转材料管理不够细致，没有从企业利益全盘考虑提高管理效率，责任意识淡薄，周转材料使用过程中管理粗放，损耗率极高，造成使用寿命缩短；各工程项目之间周转材料信息不通畅，资源浪费较多。由于很多中小建筑施工企业没有建立专门的周转材料管理部门，没有专门的周转材料信息共享平台，不能做到对全企业施工范围内周转材料信息的及时统计和发布，易形成周转材料闲置，造成不必要的损失和浪费；材料管理人员素质偏低。中小建筑施工企业管理者对材料管理的侧重点多放在材料的防盗、安全上，而忽视了材料现场管理的科学性。
如何破解周转材料管理难题？中铁十一局集团城市轨道工程有限公司物资租赁中心则借助信息化管理工具——勤哲excel服务器软件qinzhe.com找到了具体的解决方式。据了解，中铁十一局集团城市轨道工程有限公司是集中管控城轨公司各工程项目周转材料类物资，并确保公司周转材料类固定资产保值增值的职能机构。公司成立于2015年10月，下设三部一室和四个区域仓库。公司发现，传统的的oa系统、hr系统、pm系统、财务共享中心平台等信息化系统以及市场上常见的库房管理系统，并不适用于公司内部周转材料信息化集中管理。物资租赁中心周转材料管理工作中经常出现原始单据丢失、收发货单据格式不统一、周转材料信息混乱、人工点验错误等问题，严重影响周转材料的集中化管理工作，制约了公司在周转材料集中管理工作上的健康发展。
而通过使用勤哲excel服务器软件，中铁十一局集团城市轨道工程有限公在勤哲excel服务器软件平台上搭建了“周转材料信息管理系统”，本系统具有如下功能模块：
图1 功能模块
图2模板数据查询模块：可以根据需要设置各类信息的快速查询，暂时只设置了周转材料库存情况查询、周转材料闲置情况查询和周转材料租赁相关费用查询。材料调配管理模块：由材料调配单模板、退租单模板、物流信息汇总单模板构成。材料动态管理模块：由周转材料库存台账模板、业务日记账模板、周转材料闲置申请模板、周转材料闲置台账模板构成。材料账务管理模块：由租赁费用对账单模板、项目赔偿单模板、各项目材料租赁相关费用汇总模板、每月摊销模板构成。材料加工&购置管理模块：由加工（购置）单模板、组资表模板、改制记录单模板、加工（购置）&改制台账模板构成。材料移交管理模块：由材料移交清单构成。材料报废管理模块：由材料报废台账模板、报废申请单模板构成。各项目合同信息模块：由合同赔偿单价模板、合同租赁单价模板构成。数据规范模块：由周转材料信息模板、项目信息模板、赔偿标准模板构成。其他模块：待办事宜模块、已处理工作模块、公告管理模块为excel服务器软件平台自带功能模块，功能与公司oa系统同名模块功能相同。如有需要，还可添加移动手机应用模块、即时通信模块、电子邮件模块等。各模块、模板的数据流程结构关系如下图所示：
图3 功能结构图
如图所示，箭头方向表示数据流程方向。周转材料信息、项目信息、赔偿标准是本系统功能的基础数据，统一了各类模板的数据信息；材料调配单、退租单是最基本的业务单据；灰色底色模板是各类台账，需要提前建立“空台账”，用以接收相关原始表单数据。我们首次登录使用周转材料管理系统时，应按如下先后顺序进行数据初始化填报：1、填报数据规范模块下的周转材料信息、项目信息、赔偿标准3个模板，这3个模板上的作用是统一周转材料管理系统中周转材料的信息（名称、规格型号、单重、租赁单价）、项目信息（项目名称、负责人姓名、联系电话等）、赔偿标准（赔偿单价、维修内容、验收标准等）等。2、填报材料动态管理模块下的周转材料库存台账、业务登记帐（空白台账）、周转材料闲置台账（空白台账），目的是建立各项目初始“数据库”。3、填报材料账务管理模块下的每月摊销表、各项目材料租赁相关费用汇总（空白台账），目的与第2条相同。4、填报材料加工&购置管理模块下的加工（购置）&改制台账（空白台账），目的与第2条相同。5、填报材料报废管理模块下的材料报废台账（空白台账），目的与第2条相同。6、填报各项目合同信息模块下的合同赔偿单价、合同租赁单价，目的是便于租赁费用对账单、项目赔偿单中相关信息的填报。完成以上6步数据初始化填报工作，周转材料管理系统就可以正常使用了，参照图3，我们每发生一笔调拨业务，都将从材料调配单的填报开始进行，会自动更新相关材料的台账信息。周转材料管理系统使用过程中，可随时在数据查询模块进行信息查询。数据查询分为以下图示两种方式：
图4数据查询（模糊查询）
图5数据查询（操作查询）
以上阐述了周转材料管理系统的基本框架和使用方法，后续还可以根据公司的业务需求随时调整变化，也有计划做出更多符合企业实际的业务系统，不但可以减轻工作量，还可以保证数据的准确性和真实性。
中铁十一局集团城市轨道工程有限公司负责人认为，信息化对周转材料管理具有重要作用和意义。首先，建筑施工企业的特点是流动性大、多地、在建项目多，需要对各项目现场情况全面掌握，以了解各施工项目的周转材料情况，以实现快速调配和避免重复投入。通过建立内部周转材料信息化管理系统，给材料供需双方提供直通式信息服务，能够解决信息“孤岛”问题，实现统一协调下的全企业范围的资源调剂；其次，由于周转材料种类繁多、规格不一，人工统计费时费力，采用信息化手段，可以对账务处理、业务流程进行规范，将各种闲置资源信息及时统计并全面反馈，提高周转材料的管理及利用效率；最后，随着标准规范的信息平台的利用，各项目材料管理人员按照统一的程序管理周转材料，通过计算机输入物资信息，能够及时处理材料收发业务，避免了管理中的盲目性，真正实现对周转材料的科学管理。
如今，中铁十一局集团城市轨道工程有限公司在勤哲excel服务器软件的帮助下，大大提升了对周转材料管理效率。该软件中结合了钉钉和微信服务号，以及word模板，非常贴近企业的功能。勤哲的发展和与时俱进的想法，让公司管理人员对勤哲有了足够的信赖，希望勤哲可以开发出更多便捷的功能，让不懂编写程序的人都可以做自己企业内部系统。