Microsoft Query：基本操作

Microsoft Query是用于将数据从外部数据源检索到其他Microsoft Office应用（特别是Microsoft Excel）中的一种程序。通过使用Microsoft Query可以从企业的数据库和文件中检索数据，而不必在Excel中重新输入需要分析的数据。也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新Excel报表和汇总数据。

一、Microsoft Query的数据源类型

Microsoft Query可以从多种类型的数据源中检索数据，常见的数据源类型包括：

• Microsoft Office Access
• Microsoft SQL Server
• Microsoft FoxPro
• Oracle
• Microsoft Office Excel
• 文本文件

在Microsoft Query中，可以使用“查询向导”创建简单的查询。我们知道在Microsoft Query或Access数据库中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回到了用户对数据库存储的数据提出的特定问题。

二、Microsoft Query与Access的异同

Microsoft Query与Access数据库的区别：

• 两者的数据处理与分析功能类似，都可以采用SQL语句进行查询处理，查询操作界面都很类似。
• 不同之处在于Microsoft Query的性能要稍弱于Access，以及Microsoft Query数据处理的灵活性及速度都不急Access数据库。

以下几种情况可采用Microsoft Query进行处理分析：

• 计算机没有安装Access或其他数据库软件。
• 数据处理量相对较小，数据量在Excel可容纳的范围内。
• 无须进行数据处理，或者数据处理操作较为简单。
• 初学者学习SQL语句。

补充一点：如果数据量超过Excel容纳范围（如Excel2007-2010版本最大记录数为1048576），不过只需得到统计分析结果，无须获取处理后的明细数据，也是可以使用Microsoft Query进行数据处理与分析的。在计算机配置允许的情况下，Microsoft Query工具也可以处理千万级别的数据，只是性能会变差，耗时较长。

三、使用Microsoft Query的步骤

使用Microsoft Query进行数据处理与分析的步骤如下：

1. 建立数据源以链接数据；
2. 使用“查询向导”选择所需的数据；
3. 在查询操作界面进行相应的SQL查询操作；
4. 将数据结果返回到Excel中。

四、Microsoft Query使用

1. 数据导入

1）建立数据源连接数据

我们仍然以“订购明细”、“用户明细”文本数据为例，我们需要了解不同年龄段用户的产品购买偏好，要用到“订购明细”中的用户ID、产品，以及“用户明细”表的“年龄”字段，首先就是建立数据源以连接数据。

操作步骤如下：

1. 在Excel【数据】选项卡上的【获取外部数据】组中，打击【自其它来源】，然后单击【来自Microsoft Query】；
2. 在弹出的【选择数据源】对话框中，在【数据库】选项卡下，双击【<新数据源>】 ；
   
3. 弹出【创建新数据源】对话框中：
   • 第一项输入框中输入自定义的数据源名称，以标识好额区分数据源；
   • 第二项下拉框中，单击选择作为数据源的数据库类型的驱动程序，本例选择“Microsoft Text Driver(*.txt;*.csv)"；
   • 在第三项设置数据源所在文件夹路径；
   • 在第四项可选择其中一个文本文件作为数据源选定默认表。

2）使用“查询向导”选择数据

建立好数据源，接下来使用“查询向导”选择我们所需要的数据。

1. 返回【选择数据源】对话框，确认对话框中下方的【使用查询向导创建/编辑查询】项被勾选上，双击数据库选项卡下的刚建好的名为“数据”的数据源。
   
2. 在弹出的【查询向导-选择列】对话框中，将所需要的“订购明细”表的用户ID、产品、数量字段，以及用户明细表的年龄字段，分别从左边【可用的表和列】中选择并移至右边的【查询结果中的列】。
   
3. 在弹出的警告提示框在红，单击【确定】按钮。
   
4. Microsoft Query查询操作界面如下所示：
   
   观察后发现，查询操作显示的界面有以下问题：

• 订购明细与用户明细两个表之间没有建立关系；
• 用户ID与年龄没有对应，同一个用户有不同的年龄信息；
• 在界面最下方有提示“将字段从某一表拖拽到临沂表的相关字段。

这一切都是源于没有对“订购明细”与“用户明细”两个表建立关系，接下来要建立两表之间的关系：将“用户明细”表中的“用户ID”字段拖拽到“订购明细”表的“用户ID”字段，得到如下图的结果：

Microsoft Query工具中，用拖动字段的方式建立各表之间的连接关系默认是内连接（INNER JOIN），即选择两个表中关键字段相匹配的记录。
在Microsoft Query中，单击菜单中的【表】，选择【连接】项，如下图所示，从上到下依次对应内连接（INNER JOIN）、左连接（LEFT JOIN）、右连接（RIGHT JOIN）三种关系，这与Access数据库中的链接关系是一致的。

2. 数据处理

在菜单栏中有个SQL按钮，单击打开后呈现出了相应的SQL语句，如下所示：


现在我们只需要修改SQL语句，采用PARTITION分组函数，增加年龄分组相应的语句，即可实现年龄分组。

SELECT 订购明细.用户ID, 订购明细.产品, 订购明细.数量, PARTITION(用户明细.年龄,1,100,5) AS 年龄分组
FROM 订购明细.txt 订购明细, 用户明细.txt 用户明细
WHERE 用户明细.用户ID = 订购明细.用户ID

运行之后的结果如下：

数据合并、数据计算、数据分组、数据去重等其他的SQL语句数据处理方式，均与Access数据库中的基本一致。

3. 数据分析

1）SQL语句分析法