excel工作薄区域名称使用技巧

通过名称使用区域

      处理含义模糊的单元格和区域地址有时会很混乱（当处理公式时这种混乱甚至会变得更明显）。幸运的是， Excel 允许为单元格和区域分配一个描述性的名称。例如，可以将单元格命名为 Interest _ Rate ，或者将一个区域命名为 Julys les 。使用这些名称（而不是单元格或区域的地址）有一些优势：

      ＋一个有意义的区域名称（如 Total _ Incomc ）比一个单元格地址（如 Ac21 ）更容易记忆。
      ＋键入单元格或区域地址要比键入名称更容易出错。
      ＋使用位于“编辑栏”左边的“名称”框（单击下拉箭头显示一个已定义名称的列表），或者选择“开始”吟“编辑”峥“查找和选择”。“转到”（或按 F5 键）并指定区域名称，都可以快速移动到工作表的不同区域。
      ＋创建公式更容易。使用 Excel 2007 中的新增功能“公式记忆式键入”，可以在一个公式中粘贴一个单元格或区域名称。
      ＋名称使公式更容易理解并且更容易使用。比如，公式＝ I ncome - Taxes 要比 D20 - D40 更直观。

一、在工作薄中创建区域名称

      Excel 提供了几种不同方式以创建区域名称。但是，在开始之前应该了解一些重要规则：

      ＋名称不能包含任何空格，可以使用下划线字符代替空格（如 Annual Total ）。
      ＋可以使用数字和字母的任意组合，但是名称必须以字母开头。名称不可以以数字开头（如3rdQuarter ）或者看似一个单元格引用（如 QTR3 ) ，如果想使用这些名称，则必须在名称前使用下划线： _ 3rdQuarter 和＿ QTR3 。
      ＋不能使用除下划线和句点以外的符号。
      ＋名称最多可以有 255 个字符，但是尽量保持名称简短，同时具有意义、容易理解。

      Exccl 也使用一些自己使用的固有名称，虽然可以创建覆盖 Excel 固有名称的名称，但应该避免这样做。从安全的角度考虑，要避免使用以下名称： PrintArea 、 Print Titles 、 Consolidate Arca和 Sheet Title 。

      1、使用“新建名称”对话框

      要创建区域名称，首先选择想要命名的单元格或区域，然后选择“公式”吟“定义的名称”-“定义名称” , Excel 会显示“新建名称”对话框，如图 14 - 21 所示。注意这是一个可调整大小的对话框，拖动一个边框可以改变尺寸。

图 14-21 使用“新建名称”对话框为单元格或区域创建名称

      在标记为“名称”的框中键入名称（如果有，还可以使用 Excel 建议的名称）。已选择的单元格或区域地址会出现在标记为“引用位置”的框中。使用“范围”下拉列表可以指明名称的范围，该范围表明名称在什么位置有效，它或者是整个工作簿，或者只是一部分表。如果愿意，可以添加备注说明已命名的区域或单元格。完成后单击“确定”按钮将名称添加到工作簿中并关闭对话框。

      2、使用“名称”框

      更快的一种创建名称的方法是使用“名称”框（位于“编辑栏”的左边）。首先选择要命名的单元格或区域，单击“名称”框，并键入名称，然后按 Enter 键创建名称（必须按 Enter 键实际记录名称，如果键入一个名称，然后在工作表中单击， Excel 就不会创建此名称）。如果某个名称已经存在，就不能使用“名称”框改变该名称引用的区域。只需选择引用的区域即可更改名称。

      “名称”框是一个下拉列表并显示工作簿中的所有名称。要选择一个已命名单元格或区域，单击“名称”框并选择名称，这时名称会出现在“名称”框中， Excel 则选择工作表中已命名的单元格或区域。

      3、使用“以选定区域创建名称”对话框

      可能有一个含有文本的工作表，需要为相邻的单元格或区域命名。例如，要使用列 A 的文本值作为列 B 相应值的名称， Excel 会使这个任务很容易完成。

      要使用相邻的文本创建名称，首先需选择命名文本和想要命名的单元格（这些项可以是单独的单元格或单元格区域）。名称必须与要命名的单元格相邻（允许有多个选定区域）。然后选择“公式”。“定义的名称”峥“根据所选内容创建” , Excel 会显示“以选定区域创建名称”对话框，如图 14 - 22 所示，此对话框中的复选标记基于 Excel 对于已选区域的分析。例如，如果 Excel 发现所选第一行为文本，它会推荐以首行为基础创建名称，如果 Excel 推测不正确，可以更改复选框。完成后单击“确定”按钮， Exce l 会创建名称。

图14 - 22 使用“以选定区域创建名称”对话框用出现在工作表中的文本对单元格命名

      注意：如果单元格中包含的文本导致一个无效名称， Excel 会修改此名称以使其有效．例如，如果单元格包含文本 Net Income （它是个无效的名称，因为其中包含一个空格） , Excel 会将这个空格转换为一个下划线符号，如果 Excel 在本应是文本的位置遇到一个值或一个数字公式，那么它不会将它转换为一个有效的名称，而且根本就不会创建名称，并且不能通知这一事实．

      警告：如果选定区域左上方的单元格包含文本，并且选择“首行”和“最左列”选项， Excel 将使用此文本作为包含首行和左列在内的整个数据区域的名称．因此，在接受 Excel 创建的名称前，要花些时间确定它们是否引用正确的区域，如果 Excel创建一个错误的名称，可以使用“名称管理器”（如下所述）删除或修改它．

二、 管理名称

      一个工作簿可以包含任意数目的名称。如果有许多名称，应该了解“名称管理器”，如图 14 - 23 所示。

图 14 - 23 “名称管理器”是 Excel 2007 的新增功能

      新增功能：“名称管理器”是 Excel 2007 中的新增功能．

      当选择“公式”将 - “定义的名称”。“名称管理器”（或按 Ctrl + F3 键）时，“名称管理器”将出现“名称管理器”有以下功能：

      +显示工作薄中每个名称的信息。可以调整“名称管理器”对话框的大小并且加宽列以显示更多的信息，也可以单击列标对话框的大小并且加宽列以显示更多的信息题，对信息按列分类。
      +允许筛选已显示的名称。单击“筛选”按钮只显示那些满足特定规则的名称。例如，可以只查看工作表级别的名称。
      +提供对“新建名称”对话框的快速访问。不用关闭“名称管理器”，单击“新建”按钮即可创建一个新的名称。
      +可以编辑名称。要编辑一个名称，可在列表中选择它，然后单击“编辑”按钮。也可以改变“名称”或“引用位置”或编辑备注。
      +可以快速删除不需要的名称。要删除一个名称，可在列表中选择它，然后单击“删除”按钮。

      警告：当删除名称时要格外小心．如果某个名称已在一个公式中使用，删除该名称会导致公式无效（它显示为＃ Name ? ）。但是，删除名称的操作可撤销．因此，在删除名称后如果发现公式返回＃ Name ? ，可以从“快速访问工具栏”中选择“撤销”（或按 Ctri + Z 健）恢复原来的名称．

      如果删除包含己命名单元格或区域的行或列，那么名称就会包含一个无效的引用。例如，如果 Sheetl 中的单元格 Al 命名为 Interest 并且删除了第一行或列 A ，那个此名称 Interest 就会引用Sheetl # REF ! （即指向一个错误的引用）。如果在一个公式中使用 Interest ，公式就会显示＃ REF 。

      提示：“名称管理器”很有用，但是有一个缺点：它不在工作表区域内显示名称列表，所以不能查看或打印它们．要完成这件事情是可能的，但是这超出了“名称管理器”的范围．

      要在一个工作表中创建名称列表，首先将单元格指针移动到工作表的空区域， Excel 将在活动单元格位置创建列表并覆盖此位置的任何信息。按 F3 键可以显示“粘贴名称”对话框，它列出了所有已定义的名称，然后单击“粘贴链接”按钮， Excel 会创建工作簿中所有名称和相应地址的列表。