云计算下电子文件管理面临的问题浅析

云计算的出现给文档管理工作带来便利的同时也带来了巨大的挑战。随着云计算的发展，电子文件的内涵不断丰富，不仅包括传统形式下形成的电子文件。

1.引言近些年，云计算凭借强大的计算功能、海量的存贮能力及低廉的耗费等优势受到社会各行业的青睐。据澳大利亚CCH2008年公布的一项调查显示，在亚太地区59%的用户每周都要使用web2.0工具，43%的产业部门利用社会媒体来完成工作，云计算已经成为了一种影响深远的服务模式。云计算的快速发展同样给文件、档案管理部门带来前所未有的机遇。档案管理模式和管理技术与信息技术有着紧密的联系，从档案数字化发展过程来看，信息技术的每一次升级，都会引起档案工作者的关注并推动档案管理与服务的改善与提高。利用云计算巨大的优势，可以提升档案界网络信息管理与服务的水平，降低文档管理与服务的成本，扩大档案行业在社会中的影响力，为文件管理部门及档案管理部门带来便利。

然而，云计算的出现给文档管理工作带来便利的同时也带来了巨大的挑战。随着云计算的发展，电子文件的内涵不断丰富，不仅包括传统形式下形成的电子文件，也包括电子邮件、博客等个人信息形成的电子文件，文件管理的内容和形式更加多样化，传统的电子文件管理理念和手段逐渐受到新的技术环境下形成的文件所带来的挑战。尽管与档案相邻的同属信息管理服务业的图书馆学和情报学较早地开展了云计算的研究，并积累了一些可以参照的经验，但是，由于学科性质存在着很大差异。档案界应用云计算并没有现成的道路可走，所以在档案领域，研究云计算给电子文档管理带来的挑战有着重要的意义

。首先，在应用层面，档案界需要研究云计算与文档管理的关系，并应对其带来的各种挑战，完善云计算环境下的电子文档管理，使云计算有更广阔的应用前景;其次，在理论层面，其表现得更为紧迫，如对档案基础理论的影响、对档案实践的指导思想等研究目前还是一片空白。因此，研究云计算环境下的文件、档案管理具有重要的理论意义。

2.云计算环境下电子文件管理概述2.1云计算概述2010年9月8日美国联*件管理署发布的《云计算环境下的文件管理指南公报》中指“云计算”是能够便捷地按照需求联网访问经过结构化配置的计算机资源共享池(如网络、服务器、应用程序和服务)的模型凭借低付出和参与服务商的互动，便叫以快速配置和发布资源。常见的云计算服务模式有二种：SAAS(软件即服务)，PAAS(平台即服务)和IAAS(基础设施即服务)。运行模式见图1。

图1云服务模式SAAS是指服务商基于web网络提供软件应用的种服务，以软件为基础使多个用户共享，用户在交互运用软件的基础上获益。SAAS运用较成功的商业案例是Salesforce和Google Apps。PAAS指服务商为用户提供个开发产品的平台，用户利用平台来检测应用程序。这个平台包括应用设计及开发、对用户的监察和语义追踪，目前较为典刑的PAAS平台是Windows Azure，Facebook等。IAAS指基于Xen服务器建立统的API，使用户能够通过APl运行和控制部署多个虚拟机内资源的种服务。用户可以利用IAAS提供的软硬件等基础设施来开发满足自身需求的产品或服务，比如Amazon推出的EC2和S3。

2.2云计算下电子文件管理概述电子文件管理研究人员和档案学者己经开始关注云计算，并从数字档案馆建设的角度探讨了云计算技术给文档管理带来的便捷与机遇。然而，任何技术都有两而性，云计算在给电子文件管理带来便捷的同时，也带来了巨大的挑战。Brent.G指出云计算环境下电子文件存储存在的问题，即企业组织和机构在利用SAAS时对文件存储地点不知晓，因此文件存储位置的不确定性造成了难以预料一的风险。Lawrence.W认为云计算为解决电子文件的存储提供了足够大的空间，但是，在这个空间里能够准确高效地满足用户需求也应该受到关注。囚此，云计算环境下如何利用高效的搜索引擎安全检索到所需文件也是影响向电子文件管理的重要因素之一。

Sourya从应用主体—人的角度入手，来阐释云计算应用中存在的数据风险，他指出山特权人员引起的信息泄露将会给公司或企业带来严重损失。Donghee.S等人认为云计算为传递个人文件信息提供了极大的方便，但是如果缺乏对这些电子文件的管理或者是管理时小注意云计算自身存在的漏洞，将会导致个人电子文件泄密甚至丢失。2008-2009年山“信息管理与信息组织”(AIIM)组织的一项调查显示，在澳大利亚77%的机构叫能是出于信任机制问题而小愿意使用公共云。2010年，盛拓公司对中国的云计算情况进行了调查，调查内容主要包括六大部分，其调查报告指出关于云计算利用中存在的问题主要涵盖一七个方而，详见表1所示